Alles, was Kontli kann

Pro Anmeldung lässt sich zwischen der einfachen Ansicht und der vollen Buchhaltungsansicht wechseln. Es sind dieselben Daten, nur anders dargestellt – der Treuhänder sieht dieselbe Firma im Profi-Modus.

Jede Buchung bekommt automatisch die nächste freie Nummer innerhalb der Firma. Die Nummer steht im Journal und in jedem Export.

Alle Buchungen eines Geschäftsjahres in einer Liste, neueste zuerst, mit Auswahlfeld für das Jahr. Angezeigt werden nur Jahre, in denen es auch Buchungen gibt.

Auswertungen und Journal öffnen automatisch das neueste Jahr mit Buchungen statt ein leeres laufendes Kalenderjahr.

Die Buchungsliste ist nach Monat gruppiert, damit lange Listen lesbar bleiben.

Über dem Journal stehen Einnahmen, Ausgaben und das Ergebnis des gewählten Jahres.

Eine Buchung im Journal antippen und Datum, Betrag, Konten oder Text ändern.

Falsch erfasste Buchungen lassen sich mit Rückfrage entfernen.

Ist zu einer Buchung ein Beleg hinterlegt, wird er beim Öffnen als Bild oder PDF angezeigt; im Journal markiert eine Büroklammer die Buchungen mit Beleg.

Buchungen, die aus einer Rechnungszahlung entstanden sind, lassen sich weder bearbeiten noch direkt löschen. Korrekturen laufen nur über „Zahlung rückgängig“ auf der Rechnung.

Aktiven, Passiven, Eigenkapital, Ertrag und Aufwand, sortiert nach Kontonummer. Jede Firma hat ihren eigenen Kontenplan.

Nummer, Bezeichnung und Kontoart lassen sich frei setzen und später ändern.

Ein Konto, das in mindestens einer Buchung vorkommt, kann nicht gelöscht werden. So bleiben alte Buchungen vollständig.

Nicht mehr benötigte Konten lassen sich auf inaktiv setzen. Sie verschwinden aus der Auswahl beim Buchen, bleiben aber in den alten Buchungen erhalten.

Pro Konto lässt sich der Bestand zu Beginn eintragen. Die Bilanz rechnet damit, wenn eine Firma mitten im Jahr auf Kontli wechselt.

Statt Kontonummern zeigt Kontli nur drei Listen: Einnahmen, Ausgaben und „Wo das Geld liegt“. Neue Kategorien brauchen nur einen Namen, die Kontonummer vergibt Kontli selbst nach KMU-Kontenrahmen.

Beim Anlegen einer Firma stehen fertige Kontenpläne zur Wahl (Dienstleistung, Digital-Business, leer mit Grundkonten) – Konten und passende Buchungsvorlagen werden gleich mitangelegt.

Wer die Branche angibt, bekommt einen dazu passenden Schweizer KMU-Kontenplan vorgeschlagen und kann einzelne Konten vor dem Übernehmen abwählen. Es gibt kuratierte Vorlagen für Coiffeur/Beauty, Gastro, Handwerk, Handel, Beratung und Praxis; mit KI wird die Vorlage zusätzlich angepasst.

Vorgeschlagene Kontenpläne werden vor dem Übernehmen geprüft: falsche Kontoarten korrigiert, Doppelte entfernt, fehlende Pflichtkonten ergänzt.

Wiederkehrende Buchungen wie Miete oder Telefonrechnung lassen sich als Vorlage mit fixem Soll- und Haben-Konto speichern, unterteilt in Einnahme, Ausgabe und Umbuchung.

Beim Erfassen erscheinen die Vorlagen als Knöpfe. Ein Tipp setzt die Konten, eingegeben wird nur noch der Betrag. Funktioniert in beiden Ansichten.

Aktiven und Passiven auf den Jahresschluss, inklusive Anfangssalden, Vorjahresbeständen, Gewinnvortrag der Vorjahre und Ergebnis des laufenden Jahres.

Stimmen Aktiven und Passiven nicht überein, zeigt Kontli die Differenz und den Hinweis, dass meist Anfangssalden fehlen – mit Link in den Kontenplan.

Balkendiagramm der Eingänge und Ausgänge auf Kasse, Post und Bank je Monat. Interne Umbuchungen zwischen Geldkonten zählen nicht mit.

Jede Zeile in Erfolgsrechnung und Bilanz ist anklickbar und öffnet das Kontenblatt dieses Kontos für dasselbe Jahr.

Alle Buchungen eines Kontos in einem Jahr, mit Anfangsbestand, Gegenkonto je Zeile, laufendem Saldo und Schlusssaldo. Von dort führt ein Tipp direkt in die Buchung.

Jedes bebuchte Konto mit Eröffnung, Soll und Haben des Jahres und Schlusssaldo, plus Summe der Bewegungen. Das ist die Grundlage für die Übergabe an den Treuhänder.

Alle Buchungen eines Jahres mit Datum, Belegnummer, Soll- und Haben-Konto, Text und Betrag. Semikolon-getrennt mit UTF-8-Kennung, öffnet direkt in Excel.

Dieselbe Saldenliste als Tabellendatei für die Weiterverarbeitung in Excel oder einer anderen Buchhaltungssoftware.

Alle hinterlegten Belege eines Geschäftsjahres in einem Archiv, benannt nach Belegnummer, Datum und Buchungstext, dazu eine CSV, die jede Datei ihrer Buchung zuordnet.

Eine Seite mit Jahresauswahl, die alle vier Übergaben bündelt: Journal, Saldenliste, Abschluss zum Drucken und Belege-ZIP. Mit dem Hinweis, dass der Treuhänder alternativ als Mitbenutzer eingeladen werden kann.

Alle Firmen des Kontos auf einer Seite: Gewinn des jeweils letzten gebuchten Jahres, Anzahl Buchungen, Datum der letzten Buchung sowie offene und überfällige Rechnungen. Ein Tipp wechselt in die Firma.

Über der Firmenliste stehen Gesamtzahl der Firmen, überfällige und offene Rechnungen sowie der Gewinn über alle Firmen zusammen.

Jedes Ertrags- und Aufwandskonto nebeneinander für das gewählte Jahr und das Vorjahr, mit Veränderung in Franken und farbiger Kennzeichnung, ob die Veränderung gut oder schlecht ist. Auch Totale und Gewinn beider Jahre.

Balkendiagramm und Tabelle mit Ertrag, Aufwand und Gewinn je Monat des Jahres. Verlustmonate sind farblich abgesetzt.

Treuhandbüros laden ihre Kundschaft per E-Mail ein und verwalten deren Firma anschliessend mit im eigenen Konto.

Die Erkennung wählt die Kategorie aus den Aufwandskonten, die diese Firma tatsächlich führt — nicht aus einer fremden Standardliste. Als Gegenkonto wird die Bank (1020) vorgeschlagen.

Der ausgelesene Beleg landet im normalen Buchungsformular mit vorausgefüllten Feldern, die sich vor dem Speichern korrigieren lassen. War die Erkennung unsicher, erscheint zusätzlich ein Prüf-Hinweis.

Neben JPG, PNG, WEBP und GIF werden auch PDF-Rechnungen direkt ausgelesen — E-Mail-Rechnungen müssen nicht erst ausgedruckt und abfotografiert werden.

Klappt das Auslesen nicht, bricht nichts ab: Der Beleg ist trotzdem gespeichert, das Buchungsformular öffnet sich mit dem heutigen Datum, und die Buchung kann von Hand erfasst werden.

Jeder hochgeladene Beleg wird der Buchung angehängt und ist später jederzeit abrufbar. Im Journal zeigt eine Büroklammer, welche Buchung einen Beleg hat.

Handy-Fotos werden beim Speichern auf 1600 Pixel lange Kante reduziert, in Graustufen umgewandelt und als JPEG abgelegt — lesbar, aber ein Bruchteil des Speichers. Hochformat-Fotos werden anhand der EXIF-Drehung gerade gestellt.

Belege werden ausserhalb des Web-Ordners gespeichert und nur ausgeliefert, wenn die Datei zu einer Firma gehört, auf die der eingeloggte Zugriff hat. Fremde Belege lassen sich auch mit dem Dateinamen nicht abrufen.

Angenommen werden Bilder, PDF und CSV bis 15 MB; alles andere wird mit einer verständlichen Meldung abgelehnt statt halb verarbeitet.

Die Belege eines Geschäftsjahres lassen sich als ZIP herunterladen — jede Datei benannt nach Beleg-Nummer und Datum, dazu eine Zuordnungsliste als CSV mit Konten, Text und Betrag. Gedacht für die Übergabe an den Treuhänder.

Die XML-Dateien der Bank (Kontoauszug camt.053, Avisierung camt.054) werden direkt eingelesen. Der Parser arbeitet namensraum-unabhängig und funktioniert deshalb mit den Varianten der verschiedenen Banken.

Eine Sammelgutschrift der Bank wird in die einzelnen Zahlungen zerlegt, statt als ein Klumpen zu erscheinen. Jede Einzelzahlung ist als Teil einer Sammelbuchung gekennzeichnet.

Fehlt die Referenz, sucht Kontli eine offene Rechnung mit genau diesem Betrag. Gibt es mehrere Kandidaten, wird nicht geraten, sondern ein Warnhinweis zur Auswahl angezeigt.

Kommt mehr Geld herein als die Rechnung (inkl. allfälliger Mahngebühr) ausmacht, weist Kontli die Differenz aus und kann die Rechnung als bezahlt verbuchen und die Differenz gleichzeitig als Gutschrift erfassen.

Der Treffer aus dem Abgleich lässt sich mit einem Klick als Zahlung verbuchen — mit Datum aus dem Auszug, dem tatsächlich eingegangenen Betrag und der gewählten Einnahme-Kategorie.

CSV-Auszüge werden flexibel gelesen: Trennzeichen, Kopfzeile und die Spalten für Datum, Belastung, Gutschrift, Betrag und Buchungstext werden selbst erkannt. Auch eine einzelne Betragsspalte mit Vorzeichen funktioniert.

Ein PDF-Kontoauszug der Zürcher Kantonalbank wird direkt auf dem Server gelesen. Betrag und Richtung leitet Kontli aus der Saldo-Differenz ab, das ist unabhängig vom Seitenlayout.

Das Ergebnis ist in «stimmt», «Buchung fehlt», «Beleg fehlt» und «nur gebucht» aufgeteilt, jeweils mit Anzahl. Ist alles sauber, sagt Kontli das ausdrücklich.

Zu jeder Bank-Bewegung ohne Buchung führt ein Knopf ins Buchungsformular — Betrag, Datum, Text und die Bank-Seite sind bereits eingetragen.

Der Abgleich listet zusätzlich alle Ausgaben im geprüften Zeitraum auf, zu denen kein Beleg hinterlegt ist — mit direktem Sprung zur Buchung.

Bank und Buchhaltung datieren dieselbe Zahlung oft ein paar Tage auseinander. Kontli erkennt Treffer deshalb auch bei bis zu drei Tagen Abweichung, statt sie als Fehler zu melden.

Sieht eine Bank-Bewegung nach der Auszahlung eines Zahlungsdienstleisters aus und führt die Firma dafür ein Guthaben-Konto, schlägt Kontli eine Umbuchung vor statt einer neuen Einnahme — sonst wäre der Umsatz doppelt drin.

Wird die Abrechnung als CSV hochgeladen, liest Kontli sie Zeile für Zeile aus: Transaktionsbetrag, Gebühr, Datum und das Überweisungsdatum. Kein KI-Kontingent nötig, keine Erkennungsfehler.

Der PDF-Bericht wird direkt auf dem Server gelesen: Auszahlungsdatum und alle Transaktionszeilen mit Betrag und Gebühr. Die Datei verlässt den Server nicht.

Liegt nur ein Foto der Abrechnung vor, liest die KI alle Einzeltransaktionen mit Betrag, Gebühr und Datum heraus. Das kostet eine KI-Auslesung, PDF und CSV gehen gratis.

Aus einer Abrechnung entstehen alle nötigen Buchungen: pro Zahlung die Brutto-Einnahme aufs Durchlaufkonto, eine Sammelbuchung für die Gebühren und die Netto-Auszahlung auf die Bank. Danach ist das Durchlaufkonto ausgeglichen.

Eine Prüfseite zeigt jede erkannte Zahlung mit Datum und Gebühr, dazu die Summen Brutto, Gebühren und Auszahlung. Pro Zahlung lässt sich die Einnahme-Kategorie wählen, erst danach wird gebucht.

Beim Anlegen einer Firma lässt sich die Tätigkeit frei beschreiben («Velowerkstatt mit Café»). Die KI passt einen Schweizer KMU-Kontenplan darauf an, statt einen leeren Plan zu hinterlassen.

Wer nicht tippen will, wählt direkt eine Branche: Coiffeur/Beauty, Gastronomie, Handwerk, Detailhandel, Beratung/IT, Praxis/Therapie oder Allgemein. Das läuft ohne KI und ohne Wartezeit.

Ist kein KI-Zugang hinterlegt oder die KI nicht erreichbar, ordnet Kontli den Freitext über Stichwörter der nächstliegenden Branchen-Vorlage zu. Der Ablauf bricht nie ab.

Bevor ein Vorschlag übernommen wird, prüft Kontli ihn hart: Kontotyp wird aus der Nummer abgeleitet, Dubletten fliegen raus, unbuchbare Konten werden verworfen, Grundkonten und mindestens ein Ertragskonto werden ergänzt. Was korrigiert wurde, steht in der Vorschau.

Die Vorschau zeigt alle vorgeschlagenen Konten nach Typ gruppiert. Einzelne lassen sich per Häkchen weglassen; die Grundkonten bleiben in jedem Fall erhalten.

Zusammen mit dem Kontenplan legt Kontli passende Vorlagen fürs schnelle Buchen an, die nur auf garantiert vorhandene Konten zeigen. Die neue Firma ist damit sofort benutzbar.

Die Beleg-Erkennung hat ein monatliches Kontingent: 50 im Tarif Kontli, 200 in Pro und Garage, 300 in Garage Pro, praktisch unbegrenzt für Treuhänder. Es zählt jede KI-Auslesung, egal ob Beleg, Abrechnung, Fahrzeugausweis oder Lieferschein.

Über dem Upload steht ein Balken mit «x von y diesen Monat». Er wechselt die Farbe, sobald weniger als ein Fünftel übrig ist.

Ist das Kontingent aufgebraucht, sagt Kontli das direkt und nennt die Alternativen: PDF und CSV gehen weiterhin ohne KI, von Hand buchen geht immer, ein höherer Tarif bringt mehr Auslesungen.

Auf der Konto-Seite steht, wie viele KI-Belege diesen Monat genutzt und wie viele noch übrig sind — mit dem Hinweis, dass der Zähler am Monatsanfang wieder bei null startet.

Arbeiten mehrere Personen an einer Firma, zählen alle KI-Auslesungen gegen das Kontingent der Inhaberin, die das Abo bezahlt. Eingeladene Mitarbeitende brauchen keinen eigenen Tarif.

Nennt die Rechnung Lieferschein-Nummern, liest die Erkennung sie mit und trägt sie ins Buchungsformular ein. So lässt sich prüfen, ob der Wareneingang im Lager schon gebucht ist.

Foto oder PDF eines Lieferscheins hochladen — alle gelieferten Positionen mit Menge und Einheit werden ausgelesen und danach dem Artikelstamm zugeordnet. Bei sehr langen Lieferscheinen kommt ein Hinweis, das Foto zu teilen, statt eine halbe Liste zu buchen.

Rechnungen mit beliebig vielen Positionen erfassen: Beschreibung, Menge, Einzelpreis. Das Zeilentotal und die Rechnungssumme rechnet Kontli selbst.

Jede Rechnung bekommt automatisch die nächste freie Nummer pro Jahr, zum Beispiel 2026-001. Gutschriften laufen in einem eigenen Nummernkreis (GS-2026-001).

Kontli erzeugt zu jeder Rechnung die passende Referenznummer: QR-Referenz bei einer QR-IBAN, sonst die internationale RF-Referenz. Der Typ wird aus der hinterlegten IBAN erkannt, nichts muss eingestellt werden.

Beim Einlesen der Bankdatei erkennt Kontli anhand der Referenznummer, zu welcher offenen Rechnung eine Zahlung gehört — auch wenn mehrere Rechnungen den gleichen Betrag haben.

Beim Bankabgleich schlägt Kontli zu einem Geldeingang die offene Rechnung mit genau diesem Betrag vor — inklusive Betrag mit Mahngebühr. Ein Klick verbucht die Zahlung.

Eine versehentlich als bezahlt markierte Rechnung lässt sich wieder auf offen setzen. Die dazugehörige Buchung wird dabei automatisch entfernt.

Zahlt jemand zu viel, kann Kontli die Rechnung als bezahlt verbuchen und über die Differenz automatisch eine Gutschrift erstellen.

Rechnungen, deren Zahlfrist abgelaufen ist, werden in der Liste rot markiert und oben mit Anzahl angezeigt. So ist auf einen Blick klar, wo Geld fehlt.

Die Mahngebühr wird nicht schon beim Mahnen gebucht, sondern erst wenn das Geld eingeht. So entstehen keine offenen Posten, wenn doch noch normal bezahlt wird.

Pro Firma lassen sich die Standard-Gebühr je Mahnstufe und die Zahlfrist einer Mahnung hinterlegen. Beim Erstellen einer Mahnung sind die Werte vorausgefüllt und trotzdem änderbar.

Gutschriften werden wie Rechnungen erfasst, haben aber einen eigenen Nummernkreis und keinen Einzahl-QR. Beim Verbuchen dreht Kontli die Buchung automatisch um.

Aus einer bestehenden Rechnung entsteht per Klick eine Gutschrift mit denselben Positionen, demselben Kunden und einem Hinweis auf die Original-Rechnung.

Rabatt lässt sich je Position in Prozent geben, als Standard-Prozentsatz für die ganze Rechnung oder als Pauschalbetrag in Franken am Schluss. Der Positions-Rabatt überschreibt dabei den Standard.

Pro Rechnung lässt sich einschalten, ob MwSt ausgewiesen wird, und mit welchem Satz. Netto, MwSt-Betrag und Total werden getrennt aufgeführt.

Während Positionen, Rabatte und MwSt erfasst werden, zeigt das Formular laufend das aktuelle Total an — ohne Speichern und ohne Nachrechnen.

Jede Rechnung lässt sich als PDF öffnen: Logo und Beleg-Nummer oben auf jeder Seite, Firmenzeile mit IBAN und MwSt-Nummer unten, Seitenzahlen und keine zerschnittenen Zeilen. Der QR-Zahlteil steht normgerecht auf einer eigenen Seite.

Bestehen alle Positionen aus Einzelposten mit Menge 1, lässt Kontli die Spalten «Menge» und «Preis» weg und gibt der Beschreibung mehr Platz. Sobald eine Menge oder ein Rabatt vorkommt, erscheinen sie wieder.

Eine als bezahlt verbuchte Rechnung kann weder geändert noch gelöscht werden. Das entspricht der Vorgabe, dass verbuchte Belege unveränderlich bleiben (GeBüV).

Die Liste lässt sich nach Beleg-Nummer, Kundenname, Kundennummer oder Jahr durchsuchen. Rechnungen und Gutschriften erscheinen gemeinsam.

Eine fertige Rechnung lässt sich unter einem Namen als Vorlage sichern — mit Kunde, Positionen, MwSt und Bemerkung. Aus der Vorlage entsteht später mit einem Klick eine neue Rechnung.

Häufige Leistungen und Waren werden einmal mit Bezeichnung, Beschreibung, Einheit und Preis angelegt. Danach stehen sie überall dort bereit, wo Positionen erfasst werden.

Im Rechnungs- und Angebotsformular stehen die Artikel als antippbare Chips mit Preis und Einheit. Ein Klick setzt Text und Preis in eine neue Position.

Kunden mit Anrede, Firma oder Vor- und Nachname, Adresse, Land, E-Mail, Telefon, MwSt-Nummer und Notiz erfassen. Die Rechnung übernimmt Name und Adresse als Kopie, spätere Änderungen am Kunden verändern alte Rechnungen also nicht.

Neue Kunden erhalten fortlaufend eine Nummer nach dem Muster K-0001. Sie lässt sich beim Anlegen überschreiben.

Am Kunden lässt sich ein fester Rabatt in Prozent hinterlegen, zum Beispiel für Stammkunden. Er wird bei jeder neuen Rechnung an diesen Kunden vorgeschlagen.

Wird beim Kunden eine Zahlungsfrist in Tagen hinterlegt, rechnet Kontli daraus bei jeder neuen Rechnung das Fälligkeitsdatum aus. Pro Rechnung lässt es sich trotzdem ändern.

Zu jedem Kunden zeigt Kontli Adresse, Kontakt, alle seine Rechnungen sowie die Summen offen und bezahlt. Von dort geht es direkt zu einer neuen Rechnung an diesen Kunden.

Ein Kunde, der nicht mehr gebraucht wird, verschwindet aus der Liste, bleibt aber mit seinen Rechnungen verknüpft. So bleibt die Historie nachvollziehbar.

Die Kontaktdatei aus Bexio (CSV oder Excel) wird hochgeladen und zuerst als Vorschau gezeigt. Bereits vorhandene Namen werden übersprungen, gespeichert wird erst nach Bestätigung.

Im Rechnungs- und Angebotsformular lässt sich der Kunde über ein Suchfeld finden — nach Name, Kundennummer oder Ort. Name und Adresse werden dann automatisch eingesetzt.

Fehlt der Kunde noch, lässt er sich mitten im Rechnungsvorgang anlegen. Nach dem Speichern geht es zurück ins Rechnungsformular, der neue Kunde ist bereits ausgewählt.

Ist beim Kunden ein Fahrzeug erfasst, lässt es sich im Formular auswählen. Marke, Kennzeichen und Kilometerstand erscheinen dann oben auf der Rechnung.

Pro Firma werden Absender-Adresse, IBAN, MwSt-Nummer, Telefon, E-Mail und Website hinterlegt. Diese Angaben stehen auf Rechnung, Mahnung und Offerte und speisen den QR-Zahlteil.

Neben dem Namen des Kontoinhabers lässt sich ein Firmen- oder Markenname hinterlegen. Er steht gross im Briefkopf, während im QR-Zahlteil weiterhin der Kontoinhaber genannt wird — so, wie es die Bank verlangt.

Ein Logo (JPG, PNG oder WEBP, bis 4 MB) lässt sich hochladen und erscheint oben auf Rechnung, Mahnung und Offerte — im PDF zusätzlich klein auf jeder Folgeseite.

Fehlen Name, PLZ, Ort oder eine gültige IBAN, sagt Kontli das direkt auf der Rechnung und verlinkt auf die Einrichtung. Die IBAN wird auf Format CH oder LI vorgeprüft.

Offerten werden wie Rechnungen erfasst — gleiche Positionen, Rabatte und MwSt — bekommen aber einen eigenen Nummernkreis (AN-2026-001) und ein Gültigkeitsdatum.

Das Angebot lässt sich als PDF öffnen und verschicken, mit demselben Briefkopf wie die Rechnung. Ein QR-Zahlteil fehlt bewusst, weil eine Offerte keine Zahlungsaufforderung ist.

Ein Angebot durchläuft Entwurf, offen, angenommen und verrechnet — oder wird als verloren archiviert und kann wieder geöffnet werden. Die Daten für Versand, Zusage und Absage werden dabei festgehalten.

Ist die Gültigkeit vorbei, zeigt Kontli das Angebot als abgelaufen — in der Liste und mit Sammelhinweis oben. Danach stehen drei Wege offen: nachfassen, weiterlaufen lassen oder archivieren.

Nachfassen verlängert die Frist, zählt mit, wie oft nachgefasst wurde, und kann auf Wunsch gleich eine freundliche Erinnerungs-Mail an den Kunden schicken — mit dem Offerten-PDF im Anhang und der eigenen Kontakt-Signatur.

Wenn kein Druck nötig ist, verlängert ein Klick die Gültigkeit um 30 Tage — ohne Mail und ohne Nachfass-Zähler.

Die Angebotsliste lässt sich nach Nummer, Kundenname, Kundennummer oder Jahr durchsuchen.

Vor dem Erzeugen einer Mahnung kannst du Gebühr, neue Zahlfrist und den Text frei anpassen. Kontli schlägt je Stufe einen passenden Text vor, du hast aber das letzte Wort.

Beim Kunden lässt sich das Land wählen — Schweiz, Deutschland, Österreich, Liechtenstein, Frankreich oder Italien. Die Adresse auf Rechnung und Angebot wird passend aufgebaut.

Firmenkunden bekommen einen Firmennamen, Privatkunden Anrede, Vor- und Nachname. Kontli setzt den Anzeigenamen daraus automatisch zusammen, damit die Anrede auf dem Beleg stimmt.

Kontli rechnet die Prüfziffer deiner IBAN nach. Ist ein Zeichen vertippt, gilt der Zahlteil als unvollständig und du bekommst den Hinweis, statt Rechnungen mit unbezahlbarem QR-Code zu verschicken.

Zeigt pro Jahr, wie viele Offerten geschrieben wurden, wie viel daraus verdient wurde, wie viel noch in der Pipeline steckt und wie hoch die Abschlussquote ist. Dazu ein Balken-Verlauf vom Angebot zum Auftrag und eine Aufstellung nach Status.

Eine Rechnungsvorlage mit Kunde, Positionen, MwSt und Rhythmus — monatlich, vierteljährlich oder jährlich — mit Startdatum, optionalem Ende und Zahlungsfrist in Tagen.

Ist ein Abo fällig, erzeugt Kontli daraus beim Öffnen der Abo-Seite automatisch eine echte Rechnung und rückt auf den nächsten Termin vor. Liegen mehrere Termine zurück, werden sie nachgeholt.

Ein Abo lässt sich jederzeit anhalten und wieder fortsetzen. Mit einem Enddatum stellt es sich nach dem letzten Lauf von selbst still.

Ein Abo, das am 31. läuft, springt im Februar auf den 28. oder 29. — und nicht versehentlich in den nächsten Monat.

Bei wiederkehrenden Rechnungen legst du fest, wie oft sie kommen sollen — jeden Monat, jedes Quartal oder einmal im Jahr.

Die Lagerseite zeigt auf einen Blick, wie viele Artikel geführt werden, was das Lager zum Einkaufspreis wert ist und wie viele Artikel unter dem Mindestbestand liegen.

Ein neuer Artikel entsteht in einem Schritt: Bezeichnung, Einkaufspreis, Verkaufspreis, Anfangsbestand, Einheit, Mindestbestand, Lagerplatz und optional die Lieferschein-Nummer. Der Artikel steht danach automatisch auch im Artikelstamm für Rechnungen bereit.

Artikel, die schon im Artikelstamm stehen, lassen sich per Auswahlliste in die Bestandsführung übernehmen. Der Anfangsbestand wird danach als Inventur gebucht.

Jeder Lager-Artikel hat eine eigene Seite mit aktuellem Bestand, Lagerplatz, Mindestbestand, Einkaufspreis und dem daraus gerechneten Lagerwert.

Bewegungen werden direkt am Artikel erfasst: Ware angekommen, Ware verbraucht oder gezählter Ist-Bestand. Bei der Inventur genügt die gezählte Menge, die Differenz rechnet Kontli selbst.

Zu jeder Bewegung lassen sich Buchungsdatum, eine kurze Notiz und die Lieferschein-Nummer erfassen. Die Nummer wird nur bei Zugang und Inventur gespeichert, darauf weist Kontli beim Abgang hin.

Ein Abgang, der grösser ist als der Bestand, wird abgelehnt, mit Angabe des aktuellen Bestands und dem Hinweis auf eine Inventur.

Mengen werden in verschiedenen Schreibweisen erkannt (2, 1.5, 1,5, 1'000). Unlesbare oder zu grosse Eingaben werden mit einem klaren Satz zurückgewiesen statt still verrechnet.

Der Artikel führt ein Journal der letzten Bewegungen mit Datum, Art, Plus- oder Minus-Menge und Notiz. So ist nachvollziehbar, wie der heutige Bestand zustande kam.

Wird ein Lager-Artikel im Artikelstamm umbenannt, hält Kontli das im Verlauf als Umbuchung fest. Aus einem Ölfilter wird so nicht unbemerkt etwas anderes.

Ein Artikel mit aktiver Bestandsführung lässt sich im Artikelstamm nicht löschen. Erst nach dem Herausnehmen aus dem Lager ist das Löschen möglich.

Ein Artikel kann aus dem Lager genommen werden, ohne dass Bestand und Verlauf verloren gehen. Mindestbestand, Einkaufspreis und Lagerplatz bleiben ebenfalls gespeichert.

Pro Artikel lässt sich ein Mindestbestand hinterlegen. Wird er unterschritten, erscheint der Artikel auf der Lagerseite in einer eigenen Liste «Nachbestellen» und wird farbig markiert.

Kontli rechnet Bestand mal Einkaufspreis zusammen und zeigt den Wert des Lagers, sowohl gesamt als auch pro Artikel.

Jede erkannte Position bekommt den passendsten Artikel aus dem Stamm vorgeschlagen. Positionen ohne sicheren Treffer werden farbig hervorgehoben und lassen sich in der Vorschau selbst zuordnen.

Vor dem Buchen erscheint eine Liste mit Lieferant, Lieferschein-Nummer, Lieferdatum sowie Artikel und Menge je Position. Positionen ohne Häkchen werden weggelassen.

Ist ein Artikel noch nicht im Lager, kann er direkt aus der Vorschau in die Bestandsführung aufgenommen werden. Das dürfen der Eigentümer und Personen mit Verwalten-Rolle.

Stimmt bei einer Position die Menge nicht, wird nur diese Zeile übersprungen und benannt. Die übrige geprüfte Lieferung wird trotzdem gebucht.

Vor dem Lieferschein-Upload zeigt Kontli, wenn das monatliche KI-Kontingent knapp oder aufgebraucht ist, und weist auf das Buchen von Hand hin.

Nur Rechnungen mit verknüpften Artikeln bewegen den Bestand. Frei getippte Positionen und Gutschriften ändern nie etwas am Lager.

Reicht der Bestand für die Rechnung nicht, wird sie nicht gespeichert. Kontli zeigt pro Artikel, wie viel da ist und wie viel gebraucht wird. Mit «Trotzdem speichern» geht es bewusst weiter, dann wird nur der vorhandene Bestand abgebucht und die Abweichung gemeldet.

Fällt ein Artikel durch den Abgang unter den Mindestbestand, meldet Kontli das direkt nach dem Speichern der Rechnung.

Im Buchungsformular gibt es ein Feld für die Lieferschein-Nummer, mehrere lassen sich mit Komma trennen. Beim Beleg-Foto liest die KI die Nummern meist selbst aus der Eingangsrechnung.

Direkt im Buchungsformular steht je Lieferschein-Nummer, ob der Zugang im Lager gebucht ist, mit Datum und Lieferant, oder dass er noch fehlt.

«LS-4711/A» und «ls 4711 a» gelten als dieselbe Lieferung. Verglichen wird eine vereinheitlichte Form der Nummer.

Eine Nummer zählt nur als Treffer, wenn der Zugang im Bereich von 180 Tagen um das Buchungsdatum liegt. Eine gleiche Nummer aus dem Vorjahr färbt so nichts fälschlich grün.

Kommt die Lieferung nicht mehr oder wurde der Zugang ohne Nummer gebucht, lässt sich der offene Punkt mit «Erledigt» schliessen. Sobald ein passender Zugang gebucht wird, verschwindet er ohnehin von selbst.

Nummern mit weniger als drei Zeichen werden für den Abgleich nicht verwendet. Kontli sagt das beim Speichern, statt die Eingabe stillschweigend zu verwerfen.

Gibt es offene Punkte, erscheint auf der Lagerseite ein Hinweisfeld mit der Anzahl betroffener Rechnungen und dem Weg zur Liste.

Zu jedem Lagerartikel kannst du festhalten, wo er liegt — zum Beispiel «Regal B2». Der Platz steht in der Lagerliste und auf dem Artikelblatt, so findet ihn auch eine Aushilfe.

Die Liste zeigt je Einlagerung Kunde, Beschreibung, Räder oder Reifen, Fahrzeug mit Kontrollschild, Anzahl Fotos, Lagerplatz, Profiltiefen, Einlagerdatum und die Saison.

Räder lassen sich über Kundenname, Kontrollschild, Beschreibung oder Lagerplatz suchen und nach Saison sowie nach eingelagert oder ausgelagert filtern.

Beim Einlagern genügt das Eintippen des Kontrollschilds: Fahrzeug und Besitzer werden gefunden und automatisch gesetzt. Bei Wechselschildern wird das richtige Auto gewählt.

Pro Einlagerung wird festgehalten, ob Räder auf Felgen oder Reifen ohne Felgen gebracht werden, wie viele es sind (1 bis 6) und für welche Saison (Winter, Sommer, Ganzjahr).

Die Profiltiefen werden pro Radposition ausgewählt (VL, VR, HL, HR bzw. Rad 1 bis N), in halben Millimeterschritten von 0 bis 10. Bei zwei Rädern wird zusätzlich die Achse gewählt.

Zu jeder Einlagerung lassen sich mehrere Fotos hochladen, etwa um Felgenschäden vor der Annahme zu dokumentieren. Die Bilder werden farbig verkleinert gespeichert, Hochformat-Aufnahmen richtig gedreht, und einzelne Fotos lassen sich wieder löschen.

Der Einlagerungsschein wird erst erzeugt, wenn alle Profiltiefen und der Lagerplatz erfasst sind. Fehlt etwas, sagt Kontli genau was, und führt zurück ins Formular.

Holt der Kunde die Räder ab, wird die Einlagerung mit Datum auf ausgelagert gesetzt. Ein Fehlklick lässt sich mit einem Knopf rückgängig machen.

Bestehende Einlagerungen lassen sich korrigieren, auch wenn der Kunde inzwischen archiviert ist. Löschen inklusive Fotos ist dem Eigentümer und der Verwalten-Rolle vorbehalten.

Ein Klick auf «Verrechnen» erstellt einen Rechnungs-Entwurf mit dem hinterlegten Saisonpreis, dem Kunden samt Adresse, seiner Zahlungsfrist und seinem Standardrabatt. Gespeichert wird erst nach dem Drüberschauen.

Der Preis pro Saison wird einmal hinterlegt. Zusätzlich lässt sich ein Radwechsel-Artikel wählen, der beim Verrechnen automatisch als zweite Position mitkommt.

Ist der gewählte Radwechsel-Artikel bestandsgeführt, kommt er mit Lager-Verknüpfung in den Rechnungs-Entwurf und bucht seinen Abgang wie jede andere Rechnungsposition.

Ist noch kein Preis pro Saison hinterlegt, weist Kontli beim Verrechnen darauf hin, dass die Einlagerung sonst mit 0.00 auf dem Entwurf steht.

Der Handelsbestand wird aus den bestehenden Verträgen abgeleitet, ohne zweite Erfassung: Ein Ankaufsvertrag bringt das Fahrzeug in den Eigenbestand, ein abgeschlossener Verkauf nimmt es wieder heraus.

Oben stehen drei Zahlen: Fahrzeuge im Eigenbestand, gebundenes Kapital zu Einstandspreisen und Fahrzeuge in Kommission.

Zu jedem Fahrzeug steht, seit wie vielen Tagen es an Lager oder auf dem Platz steht. Ab 90 Tagen wird die Angabe hervorgehoben.

Ist zu einem Fahrzeug im Eigenbestand bereits ein Verkaufsvertrag offen, wird das in der Liste angezeigt und direkt auf den Vertrag verlinkt.

Fahrzeuge mit offenem Kommissionsvertrag stehen in einer eigenen Liste mit Besitzer, Verkaufspreis und Standtagen, weil sie dem Kunden gehören und kein Kapital binden.

Eine Karte zeigt den kürzesten Weg zu einem neuen Fahrzeug: Fahrzeugausweis scannen, dann Ankaufs- oder Kommissionsvertrag erstellen, womit das Auto automatisch im Bestand erscheint.

Zu jedem Kunden lassen sich seine Fahrzeuge hinterlegen: Kennzeichen, Marke, Modell, Ausführung, Fahrgestell-Nr., Erstzulassung, km-Stand, Stammnummer, Typengenehmigung, Farbe und Fahrzeugart. So ist bei der nächsten Arbeit alles schon da.

Wird ein Fahrzeug mit einer bereits bekannten Fahrgestell-Nr. erfasst, aktualisiert Kontli den bestehenden Eintrag statt einen zweiten anzulegen. Gilt gleich für Handeingabe, Ausweis-Scan und SilverDAT-Import.

In der Kundenansicht stehen alle Fahrzeuge des Kunden untereinander — mit Kennzeichen, km-Stand, Erstzulassung, Stammnummer, Farbe, Fahrgestell-Nr. und der letzten DAT-Dossier-Nummer. Ein Klick öffnet das Fahrzeug zum Bearbeiten.

Ein Fahrzeug lässt sich wieder entfernen. Bereits geschriebene Rechnungen bleiben unverändert, weil sie die Fahrzeugangaben als Text mitführen.

Beim Schreiben einer Rechnung lässt sich ein Fahrzeug des Kunden auswählen. Marke, Kennzeichen, Fahrgestell-Nr., km-Stand und Erstzulassung erscheinen dann automatisch als Block unter der Empfängeradresse — gleiche Darstellung wie bei einer DAT-Rechnung.

Wie bei der Rechnung kannst du auch im Angebot ein Fahrzeug des Kunden auswählen. Marke, Typ, Kontrollschild und Fahrgestellnummer landen sauber im Adressblock.

Die genaue Variante: Das Bild geht an die Texterkennung und kommt als fertig zugeordnete Felder zurück (Halter, Adresse, Kontrollschild, Stammnummer, Fahrgestell-Nr., Erstzulassung, Farbe, Fahrzeugart). Zählt aufs monatliche KI-Kontingent, im Tarif Garage 200 Auslesungen pro Monat.

Alternative direkt im Gerät: Die Erkennung läuft im Browser, kostet nichts, zählt nicht aufs KI-Kontingent und das Foto verlässt das Gerät nicht. Fahrgestell-Nr., Stammnummer, Kontrollschild und Daten sitzen zuverlässig, Name und Adresse sollten kurz kontrolliert werden.

Nach dem Auslesen erscheinen alle erkannten Werte in Feldern zum Korrigieren, dazu eine Angabe, wie sicher die Erkennung war (sicher / kurz prüfen / genau prüfen). Gespeichert wird erst mit dem Knopf unten.

Kontli sucht den Halter im bestehenden Kundenstamm — auch bei gedrehter Namensreihenfolge (Ausweis schreibt Nachname zuerst) — und schlägt ihn vor. Sonst wird ein neuer Kunde mit der Adresse aus dem Ausweis angelegt.

Ist die Fahrgestell-Nr. schon erfasst, weist die Prüfseite darauf hin und der bestehende Eintrag wird aktualisiert — es entsteht kein zweites Fahrzeug.

Das Bild des Fahrzeugausweises wird nur zum Auslesen zwischengespeichert und sofort danach gelöscht — auch wenn die Erkennung scheitert. Es landet nicht im Belegarchiv.

Kontrollschild wird vereinheitlicht (aus «tg18889» wird «TG 18889»), die Stammnummer wird punktiert dargestellt, die Fahrgestell-Nr. von Leerzeichen befreit und Datumsangaben ins richtige Format gebracht.

Auf der Scan-Seite zeigt ein Balken, wie viele KI-Auslesungen diesen Monat schon gebraucht wurden. Ist das Kontingent leer, geht das Erfassen von Hand oder ohne KI weiter.

Fehlt beim Anlegen eines Kaufvertrags das Fahrzeug, führt ein Link direkt zum Ausweis-Scan. Danach kommt man ins Vertragsformular zurück, Kunde und neues Fahrzeug sind vorgewählt.

Aus jedem Vertrag entsteht auf Knopfdruck ein druckfertiges PDF zum Unterschreiben — mit Logo, Absender und Fusszeile aus den Rechnungs-Stammdaten, Fahrzeug-Datenblock und Unterschriftenfeldern für beide Seiten.

Die Vertragsziffern werden automatisch nummeriert und die Querverweise im Text mitgezogen. Fällt ein Abschnitt weg — etwa Leasing oder Garantie —, stimmt die Nummerierung trotzdem.

Ankäufe erhalten Nummern wie A-2026-0001, Verkäufe V-2026-0001, jeweils pro Firma und Jahr fortlaufend. Eine eigene Nummer lässt sich eintragen; sie wird auf Länge und Doppelvergabe geprüft.

Alle Kaufverträge auf einer Liste: Fahrzeug, Vertragsnummer, Kunde, Richtung (Ankauf/Verkauf), Preis, Status sowie Merker für Leasing und Eintausch — mit direktem PDF-Knopf.

Ein Vertrag lässt sich als abgeschlossen oder aufgelöst markieren und wieder auf offen zurücksetzen — als Merker für die eigene Übersicht.

Beim Verkauf lässt sich ein Fahrzeug des Kunden in Zahlung nehmen: Fahrzeug aus dem Kundenstamm auswählen (füllt die Beschreibung automatisch), Anrechnungspreis und km-Stand bei der Bewertung erfassen. Der Restbetrag rechnet sich aus Kaufpreis minus Anzahlung minus Anrechnung.

Der Vertrag hält fest, dass der Käufer verfügungsberechtigt ist, wie mit einem noch laufenden Leasing des Eintauschfahrzeugs umgegangen wird und dass der Anrechnungspreis nur gilt, wenn bei der Übergabe nicht mehr als 1'500 km dazugekommen sind und keine neuen Schäden da sind.

Ist das angekaufte Fahrzeug geleast, erfasst Kontli Leasinggeberin, Vertragsnummer, Ablösesumme, Gültigkeit der Offerte, IBAN und Zahlungsreferenz. Der Vertragstext regelt die direkte Zahlung an die Leasinggeberin gegen Freigabe und Löschung des Code 178 — nur der Rest geht an den Kunden.

Liegt die Leasing-Ablösung über dem Kaufpreis, meldet Kontli beim Speichern, um wie viel der Kunde zuschiessen muss. Der Vertrag hält denselben Fall ebenfalls fest.

Pro Verkauf wählbar: MwSt inklusive und ausgewiesen (Normalfall), Margenbesteuerung für Sammlerstücke oder ganz ohne MwSt, wenn die Firma nicht MwSt-pflichtig ist. Der gewählte Fall steht wörtlich im Vertrag.

Beim Ankauf von einer Privatperson ergänzt der Vertrag den Hinweis, dass er als Einkaufsbeleg für den Abzug der fiktiven Vorsteuer dient und zehn Jahre aufzubewahren ist. Ist der Verkäufer ein Unternehmen, steht stattdessen die Rechnungspflicht drin.

Beim Verkauf lässt sich die Verjährung der Mängelrechte auf 12 Monate verkürzen (bei Occasionen zulässig) oder auf 24 Monaten belassen. Hat das Fahrzeug keine Erstzulassung, gilt es als neu und Kontli setzt automatisch 24 Monate.

Eine freiwillige Garantie in Monaten samt Umfang (zum Beispiel Motor und Getriebe ohne Verschleissteile) lässt sich erfassen; sie erscheint als eigene Ziffer und als Beilage im Vertrag.

Drei Angaben, die Vertragsbestandteil werden: Unfall-Deklaration (unfallfrei nach Kenntnis, reparierte Vorschäden oder Unfallwagen), bekannte Mängel im Klartext und das mitverkaufte Zubehör wie Schlüssel, Serviceheft oder Winterräder.

Beim Ankauf lassen sich Art und Nummer des vorgelegten Ausweises festhalten, ob der Verkäufer ein Unternehmen ist und auf welche IBAN ausbezahlt wird. Alles steht im Vertrag.

Ohne abgelesenen Kilometerstand lässt sich ein Ankaufsvertrag nicht speichern — die km-Zusicherung und die Klausel zur Zählermanipulation hängen daran.

Beim Verkauf lassen sich Liefertermin, Übergabe «frisch ab MFK» und die Bestätigung, dass der Käufer besichtigt und Probe gefahren ist, erfassen. Jede Angabe verändert den Vertragstext entsprechend.

Der Vertrag sieht ein beidseitig unterschriebenes Übergabeprotokoll als Beilage 1 vor (Zustand, Fotos, Kilometerstand, Zubehör-Checkliste, Schlüssel) und knüpft die Fristen an dessen Datum. Das Protokoll selbst wird nicht von Kontli gedruckt.

Ein unleserlich eingetippter Betrag wird abgewiesen statt still als 0 übernommen. Ebenso geprüft: Anzahlung nicht höher als der Kaufpreis, Anzahlung und Eintausch zusammen nicht über dem Preis, Eintausch nur mit Anrechnungspreis, IBAN im richtigen Format.

Verkauft der Betrieb das Fahrzeug eines Kunden in Kommission (im eigenen Namen, auf Rechnung des Kunden), entsteht daraus ein vollständiger Vertrag nach Auftragsrecht mit Kunde, Fahrzeug, Preis, Kommission und Konditionen.

Schon beim Eintippen zeigt das Formular, wie hoch die Kommission ausfällt und was für den Kunden übrig bleibt — mit derselben Rechnung wie im Vertrag.

Das Vertrags-PDF enthält eine kleine Tabelle mit Verkaufspreis, Kommission und Nettoerlös — beim Zielpreis und, falls abweichend, beim Mindestverkaufspreis. Der Kunde sieht schwarz auf weiss, was er bekommt.

Neben dem Zielpreis lässt sich ein Mindestverkaufspreis festlegen, unter dem nur mit Zustimmung des Kunden verkauft werden darf. Kontli prüft, dass der Mindestpreis nicht über dem Verkaufspreis liegt und die Mindestkommission nicht den ganzen Erlös auffrisst.

Auch ein geleastes Fahrzeug lässt sich in Kommission geben. Kontli warnt beim Speichern, wenn der Nettoerlös beim Mindestpreis die Ablösesumme nicht deckt und der Kunde die Differenz zuschiessen müsste.

Frei erfassbar und direkt im Vertragstext: Startpauschale bei früher Auflösung, Standgebühr pro Monat, Kostendach für die Aufbereitung, ab welchem Betrag weitere Massnahmen eine Freigabe brauchen, Probefahrt-Kilometer und der Ansatz für Mehrkilometer.

IBAN des Kunden für die Auszahlung, Übergabedatum und abgelesener Kilometerstand werden erfasst und im Vertrag festgehalten — inklusive der Frist von fünf Arbeitstagen für Abrechnung und Überweisung nach Geldeingang.

Der fertige Vertrag kommt als PDF mit rund vierzehn Ziffern heraus — von Vertragsgegenstand über Verwahrung, Versicherung und Probefahrten bis Laufzeit, Auflösung und Beilagenliste. Die Leasing-Ziffer erscheint nur, wenn sie gebraucht wird.

Kommissionsverträge werden pro Firma und Jahr durchnummeriert (K-2026-0001). Wer schon eine eigene Dossiernummer führt, trägt sie ein — Kontli prüft, dass sie nicht doppelt vergeben ist.

Alle Kommissionsverträge auf einer Liste mit Fahrzeug, Kunde, Verkaufspreis, errechneter Kommission und Status (aktiv, verkauft, aufgelöst) — inklusive PDF-Knopf.

Vor dem Erzeugen zeigt Kontli Dossier-Nummer, Datum, Fahrzeug, Fahrgestell-Nr., MwSt-Satz und jede einzelne Position mit Teile-Nr., Stunden und Betrag, dazu Netto, MwSt und Brutto. Abbrechen speichert nichts.

Aus der Kalkulation kommen Material, Nebenkosten, Arbeit und Lackierung in werkstattüblicher Reihenfolge, jeweils mit dem Arbeitsschritt als Bezeichnung (Ersetzen, Lackieren, Aus- und Einbau, Instand setzen und so weiter).

Kleinteile, Entsorgung und Lack-Zuschläge führt SilverDAT nur in der Endsumme — Kontli ergänzt sie als eigene Positionen und gleicht einen kleinen Restbetrag aus, damit die Rechnungssumme mit der DAT-Summe übereinstimmt.

DAT liefert Beschreibungen in Grossbuchstaben. Kontli schreibt sie in normale Schreibweise um und lässt gängige Abkürzungen wie «H.R.» stehen — die Rechnung sieht damit sauber aus.

Beim Import wird der Fahrzeughalter aus dem Kundenstamm gewählt; ein hinterlegter Standard-Rabatt wird in der Auswahl angezeigt. Optional lässt sich ein Rabatt in Prozent auf alle Positionen legen und später bei einzelnen Positionen wieder herausnehmen.

Der Rechnungsentwurf trägt unter der Adresse einen Fahrzeug-Block mit Marke, Kennzeichen, Fahrgestell-Nr., km-Stand, Erstzulassung und der DAT-Dossier-Nummer. Die Fälligkeit rechnet sich aus der Zahlungsfrist des Kunden.

Beim Import wandert das Fahrzeug in den Fahrzeugstamm des Kunden. Kommt dasselbe Auto später wieder, werden km-Stand, Kennzeichen und Halter aktualisiert statt ein zweiter Eintrag angelegt.

Enthält eine Datei mehrere Kalkulationen, verarbeitet Kontli die erste und weist sichtbar darauf hin, dass die anderen einzeln aus SilverDAT exportiert werden müssen.

Bei jedem Kunden führen Knöpfe direkt zu Ausweis scannen, neues Fahrzeug, Ankauf, Verkauf und Kommission — mit dem Kunden und, wenn er nur eines hat, dem Fahrzeug bereits vorgewählt.

Die MwSt-Pflicht wird je Firma aktiviert, dazu kommt die MwSt-Nummer (UID). Solange sie aus ist, taucht nichts davon in der Buchhaltung auf.

Firmen mit zwei Tätigkeiten können zwei Sätze mit eigener Bezeichnung hinterlegen. Die von der ESTV bewilligten Stufen stehen als Auswahl bereit.

Standardmässig zählt jeder Ertrag zum ersten Satz. Einzelne Konten lassen sich dem zweiten Satz zuordnen oder als nicht steuerbar markieren.

Jedem Ertrags- und Aufwandskonto wird ein Satz zugeordnet: 8.1 %, 2.6 %, 3.8 % oder keiner. Erträge ergeben die Umsatzsteuer, Aufwände die abziehbare Vorsteuer.

Jahr und Periode wählen (Halbjahr beim Saldosteuersatz, Quartal bei effektiv). Kontli summiert die Buchungen des Zeitraums und erstellt eine gespeicherte Abrechnung mit allen beteiligten Konten und Beträgen.

Bei der effektiven Methode zieht Kontli die Vorsteuer von der Umsatzsteuer ab und zeigt an, ob etwas geschuldet ist oder ein Guthaben gegenüber der ESTV besteht.

Ein Klick erstellt die Buchungen: beim Saldosteuersatz eine Sammelbuchung, bei der effektiven Methode je eine für Umsatzsteuer und Vorsteuer. Die nötigen MwSt-Konten legt Kontli bei Bedarf an; die spätere Zahlung an die ESTV wird separat gebucht.

Alle bisherigen Abrechnungen mit Periode, Umsatz, Betrag und Status. Solange eine Abrechnung nicht verbucht ist, wird sie beim erneuten Berechnen aktualisiert — verbuchte bleiben unverändert.

Die fertige Abrechnung zeigt Periode, UID, alle Konten mit Satz und Bruttobetrag sowie das Total — bereit zum Ausdrucken oder Speichern als PDF.

Datum, Barumsatz, Karten-/TWINT-Umsatz, Einnahme-Kategorie und eine Notiz eintragen — daraus entstehen die Buchungen des Tages. Entweder alle oder keine, ein halb gebuchter Tag kann nicht passieren.

Bargeld landet in der Kasse, Karte und TWINT auf einem eigenen Konto. So lässt sich die spätere Sammelauszahlung des Kartenanbieters im Bankabgleich sauber auflösen.

Die Maske schlägt passende Konten vor: Kasse für Bargeld, EC/SumUp oder TWINT für Karten, sonst die Bank — dazu das erste Ertragskonto. Ändern ist jederzeit möglich.

Vor dem Speichern zeigt Kontli, wie viele Zeilen und Tage dazukommen, die Summe getrennt nach Bar und Karte sowie die ersten Zeilen der Datei. Bis zur Bestätigung wird nichts gespeichert.

Tage, für die schon Verkaufsdaten vorliegen, erkennt Kontli und lässt sie weg. Dieselbe Datei zweimal hochzuladen erzeugt keine doppelten Buchungen.

Jede Warengruppe der Kasse bekommt ein eigenes Ertragskonto, damit Getränke, Speisen oder Dienstleistungen getrennt sichtbar bleiben. Passende Konten schlägt Kontli anhand des Namens vor, und die Zuordnung ist beim nächsten Import bereits gesetzt.

Der Import verbucht pro Tag, Zahlart und Warengruppen-Konto eine Summe. Die einzelnen Verkaufszeilen werden daneben für die Auswertung gespeichert, verstopfen aber nicht das Journal.

Der zuletzt importierte Stapel lässt sich mit einem Klick komplett zurücknehmen — Buchungen und Verkaufszeilen verschwinden zusammen. Danach kann der Tag korrigiert neu importiert werden.

Für einen wählbaren Zeitraum zeigt Kontli Umsatz, verkaufte Menge und Anzahl Positionen sowie eine Rangliste der Artikel nach Umsatz, mit Warengruppe und Stückzahl.

Zu jedem Kunden kannst du dessen MwSt-Nummer hinterlegen — nützlich bei Geschäftskunden und für die Ablage.

Pro Person werden Name, AHV-Nummer, Pensum und Bruttolohn pro Monat hinterlegt. Wer nicht mehr angestellt ist, wird auf inaktiv gesetzt statt gelöscht — die alten Lohnläufe bleiben erhalten.

Person, Monat und Bruttolohn eingeben — Kontli rechnet daraus sofort Abzüge, Nettolohn und Arbeitgeber-Kosten und speichert den Lauf.

Vom Bruttolohn werden AHV/IV/EO, ALV, Nichtberufsunfall, Pensionskasse und Quellensteuer abgezogen. Ergebnis ist der Nettolohn, der ausbezahlt wird.

Neben den Abzügen zeigt Kontli, was die Firma zusätzlich zahlt: AHV/IV/EO, ALV, Familienausgleichskasse, Berufsunfall und Pensionskasse — plus die Gesamtkosten der Anstellung.

Alle zehn Sätze (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberseite) lassen sich an die eigene Ausgleichskasse und den Versicherer anpassen. Voreingestellt sind Schweizer Richtwerte.

Zu jedem Lohnlauf gibt es eine fertige Abrechnung mit Firma, Person, AHV-Nummer, Periode, Brutto, allen Abzügen, Netto und Arbeitgeber-Kosten. Zum Ausdrucken oder als PDF speichern.

Ein Häkchen im Formular erledigt Erfassen und Verbuchen in einem Schritt. Ohne Häkchen bleibt der Lauf offen und kann zuerst geprüft werden.

Alle Läufe nach Monat sortiert, je mit Brutto, Netto und dem Status offen oder verbucht.

Oben steht immer der Name der aktiven Firma; ein Tipp darauf öffnet die Liste aller Firmen und wechselt sofort. Der Wechsel ist gegen fremde Links abgesichert.

Eine Startseite listet alle Firmen mit Gewinn oder Verlust, offenen und überfälligen Rechnungen und dem Datum der letzten Buchung. Bei einem Treuhandkonto heisst die Liste «Mandanten», sonst «Deine Firmen».

Beim Anlegen einer Firma wird eine Kontenplan-Vorlage gewählt; Konten und Schnell-Buchungen sind danach sofort vorhanden. Alles bleibt später frei anpassbar.

Name und Notiz einer eigenen Firma lassen sich jederzeit ändern. Die Firmen-Nummer wird angezeigt, etwa für Rückfragen beim Support.

Eine Firma samt Buchungen kann gelöscht werden, aber nur von der Person, der sie gehört. Die letzte verbleibende Firma ist gegen Löschen gesperrt.

Im Tarif ist eine Firma enthalten; ab der zweiten kommt ein fester Betrag pro Monat dazu, der automatisch zum laufenden Abo gerechnet wird. Vor dem Anlegen erscheint ein Hinweis mit dem Preis.

Hat die eingeladene Person noch kein Kontli-Konto, geht ein Einladungslink per Mail raus; darüber wird ein eigenes Passwort gesetzt und der Zugriff ist verknüpft. Der Link gilt 7 Tage und lässt sich nur einmal verwenden.

Pro Person wird festgelegt, ob sie nur zuschaut, Belege und Buchungen erfasst oder zusätzlich Einstellungen wie Kontenplan und MwSt ändern darf. Firma löschen, Personen verwalten und der Tarif bleiben immer bei der Eigentümerin.

Wer nur ansehen darf, bekommt einen Hinweis-Banner, und jede schreibende Aktion wird serverseitig abgewiesen — auch bei direktem Aufruf einer Adresse.

Ein vergebener Zugriff lässt sich mit einem Klick wieder wegnehmen. Die Person verliert die Firma sofort aus ihrer Liste.

Die Zugriffs-Seite zeigt, wie viele Personen im aktuellen Tarif erlaubt sind und wie viele davon belegt sind. Offene Einladungen zählen mit, damit das Limit nicht umgangen wird.

Auf einer geteilten Firma gelten die Funktionen und das KI-Kontingent der Eigentümerin. Mitarbeitende brauchen kein eigenes Abo.

Wer den Einladungslink öffnet und schon ein Konto hat, meldet sich einfach an — die Einladung wird direkt nach dem Login eingelöst. Auch ein Wechsel auf ein anderes Konto ist möglich.

Die Anmeldung braucht nur E-Mail und Passwort; danach laufen 30 Tage mit vollem Funktionsumfang des Tarifs Kontli. Eine Willkommens-Mail führt direkt zum Anlegen der ersten Firma.

Solange die Testphase läuft, zeigt ein Banner die verbleibenden Tage an. Nach Ablauf erscheint eine Seite mit den Tarifen; die Daten bleiben unverändert erhalten.

Zusätzlich zum Passwort kann ein Einmal-Code aus einer Authenticator-App verlangt werden. Die Einrichtung läuft über einen QR-Code, alternativ über einen Schlüssel zum Abtippen.

Beim Einschalten der Zwei-Faktor-Anmeldung entstehen zehn Einmal-Codes. Damit klappt die Anmeldung auch ohne Handy; jeder Code funktioniert genau einmal.

Die Zwei-Faktor-Anmeldung lässt sich im Konto wieder deaktivieren, dafür ist das aktuelle Passwort nötig. Schlüssel und Codes werden dabei vollständig gelöscht.

Über die Anmeldeseite kommt ein Link zum Zurücksetzen per E-Mail. Der Link gilt eine Stunde und lässt sich nur einmal verwenden.

Das Login-Passwort kann jederzeit geändert werden, nach Eingabe des bisherigen. Zu einfache Passwörter werden abgelehnt.

Die Anmelde-Adresse lässt sich mit Passwort-Bestätigung wechseln. An die bisherige Adresse geht automatisch eine Sicherheits-Info.

Zu viele Fehlversuche bei Anmeldung, Code-Eingabe, Passwort-Reset oder Registrierung werden für einige Minuten blockiert — getrennt nach Konto und Herkunft.

Nach 24 Stunden ohne Nutzung und spätestens nach 30 Tagen wird eine Sitzung beendet. Beim nächsten Aufruf erscheint die Anmeldung mit einem kurzen Hinweis.

Jede Abfrage prüft, ob das angemeldete Konto zur Firma gehört. Fremde Firmen und Buchungen sind auch über direkt eingetippte Adressen nicht erreichbar.

Die App liefert strenge Schutz-Regeln aus, unter anderem eine Content-Security-Policy ohne Inline-Skripte, HSTS und Klickschutz. Jedes Formular ist zusätzlich gegen untergeschobene Absendungen geschützt.

Kontli lässt sich als App auf den Startbildschirm legen und startet dann im eigenen Fenster ohne Browserleiste. Buchhaltungsseiten kommen immer frisch vom Server, nur Gestaltung und Code werden zwischengespeichert.

Oben rechts wird zwischen Automatisch, Handy und Desktop umgeschaltet. Die Wahl bleibt pro Gerät gespeichert und greift schon beim Seitenaufbau, ohne Umspringen.

In der einfachen Ansicht wird ohne Soll und Haben gebucht und Konten heissen Kategorien; die vollständige Ansicht zeigt die doppelte Buchführung. Die Einstellung hängt an der Person und gilt für alle ihre Firmen — es sind dieselben Daten.

Beim ersten Login läuft eine kurze Tour durch die wichtigsten Funktionen. Sie lässt sich im Konto jederzeit noch einmal aufrufen.

Die Seite «Mehr» bündelt alle Verwaltungsbereiche in Gruppen und blendet aus, was der Tarif nicht enthält. Innerhalb eines Bereichs führt eine Leiste zurück ins Menü.

Beim Journal-Import erkennt Kontli bereits vorhandene Buchungen an Datum, Konten, Betrag und Text. Ein zweiter Import derselben Datei legt nichts doppelt an.

Alte Rechnungen kommen zum Nachschlagen und Drucken herein, ohne dass etwas verbucht wird. Die Zahlungen stehen bereits im importierten Journal.

Der Kontakt-Export aus Bexio wird auf der Kunden-Seite hochgeladen, ebenfalls mit Vorschau. Bereits vorhandene Kunden werden übersprungen.

Auf einer Seite gibt es Buchungsjournal und Saldenliste als CSV, den Abschluss zum Ausdrucken und alle Belege eines Jahres. So bekommt der Treuhänder alles, auch wenn er kein Kontli nutzt.

Alle hinterlegten Belege eines Geschäftsjahres werden gebündelt heruntergeladen, benannt nach Beleg-Nummer und Datum. Eine beigelegte Liste ordnet jede Datei ihrer Buchung zu.

Eine Übersicht zeigt alle Tarife mit Jahres- und Monatspreis sowie dem, was jeweils dazukommt. Der aktuelle Tarif ist markiert, höhere sind direkt buchbar.

Der Kauf läuft über die gesicherte Bezahlseite von Stripe, wahlweise im Jahres- oder Monatsabo. Freigeschaltet wird erst, wenn die Zahlung bestätigt zurückgemeldet wird.

Über einen Knopf im Konto öffnet sich das Kundenportal von Stripe: kündigen, Tarif wechseln oder Zahlungsmittel ändern. Der Knopf erscheint nur, wenn das Abo wirklich über Stripe läuft.

Bei mehreren eigenen Firmen wird gewählt, auf welche die Abo-Rechnung lautet; die Adresse kommt aus deren Rechnungs-Stammdaten und bleibt frei anpassbar. Zusatzfirmen werden im Betrag transparent aufgeschlüsselt.

Läuft ein per Rechnung bezahltes Jahr aus, entsteht rechtzeitig vorher von selbst die nächste Bestellung samt Rechnung und Mail. Bei gekündigtem Abo passiert das nicht mehr.

Vor dem Kündigen steht, bis wann der Zugang noch läuft und ob eine bereits gestellte Verlängerungs-Rechnung storniert wird. Frist ist 30 Tage vor Ablauf, plus 14 Tage Kulanz ab Erhalt der Verlängerungs-Rechnung.

Eine ausgesprochene Kündigung lässt sich im Konto wieder rückgängig machen. Das Abo verlängert sich dann wieder wie zuvor.

Nähert sich die Zahlungsfrist oder ist sie überschritten, erscheint ein Hinweis in der App und einmalig eine Erinnerung per E-Mail. Bleibt die Zahlung aus, fällt das Konto nach einer Kulanzfrist auf Gratis zurück, die Daten bleiben.

Eine Seite zeigt Login-Adresse, aktuellen Tarif, Abo-Status und das nächste Verlängerungs- oder Ablaufdatum. Von dort führen alle Wege zu Tarifen, Abo-Verwaltung und Sicherheit.

Das Konto zeigt, wie viele Beleg-Fotos diesen Monat per KI ausgelesen wurden und wie viele noch übrig sind. Der Zähler beginnt jeden Monat neu.

Eine Hilfeseite beantwortet die häufigsten Fragen zu Buchungen, Rechnungen, Mahnwesen, MwSt, Bankabgleich, Lager sowie Firmen und Konto. Alles in einfacher Sprache und ohne Fachjargon.

Aus der App heraus geht eine Nachricht mit Anliegen-Art an den Support; die Antwort-Adresse ist vorbelegt und änderbar. Firma, Tarif und Konto werden mitgeschickt, damit Rückfragen entfallen.

Für den Umzug von Bexio kannst du die Exportdatei so hochladen, wie Bexio sie ausgibt — als CSV oder als Excel-Datei. Kein Umspeichern nötig.

Beim Schreiben an den Support wählst du aus, worum es geht — Frage zur Bedienung, etwas geht nicht, Idee oder Wunsch, Rechnung und Abo, oder etwas anderes. So landet die Anfrage gleich richtig.

Auf Knopfdruck legt Kontli eine Beispiel-Firma mit einem halben Jahr Buchungen und einer offenen Rechnung an, damit du dich durch alles durchklicken kannst. Danach löschst du sie wie jede andere Firma. Hinweis: nur bei der selbst gehosteten Version sichtbar, im Web-Abo ist der Knopf ausgeblendet.

Ein Treuhandbüro lädt Mandanten mit einem Link ein — entweder für eine bestimmte Firma oder für alle betreuten Firmen. Der Mandant legt sein Konto selbst an und ist danach verknüpft.

Im Treuhandtarif wird pro betreuter Firma abgerechnet, mit sinkendem Preis ab 6 und ab 16 Mandanten. Die Konto-Seite zeigt die Anzahl Mandanten und die geschätzte Monatssumme.