Buchhaltungsprogramm wechseln: so ziehst du um

Ein Buchhaltungsprogramm wechseln heisst: Kontenplan, Anfangsbestände, die Buchungen des laufenden Jahres und die Kundenadressen aus dem alten Programm exportieren, im neuen einlesen und prüfen, ob am Ende dieselben Zahlen stehen. Mehr ist es nicht. Ob das an einem Abend erledigt ist oder ein Wochenende kostet, hängt fast nur davon ab, ob das neue Programm deine alten Dateien versteht.

Die meisten wechseln nicht, weil ihr Programm schlecht ist. Sie wechseln, weil es jede Woche etwas verlangt, das sie nie lernen wollten: in welche Spalte der Betrag gehört, welcher MWST-Code passt, warum das Eigenkapital ein Minus braucht. Wer so bucht, schiebt die Buchhaltung auf den Sonntagabend. Und den Wechsel gleich mit, weil er nach noch mehr Arbeit klingt. Wie viel Zeit dich die Buchhaltung heute kostet, kannst du im Bürokratie-Check in zwei Minuten ausrechnen.

Banana und CashCtrl sind gute Programme, und manche sollten bleiben

Beide sind Schweizer Programme mit echter doppelter Buchführung, beide kennen den Schweizer Kontenrahmen. Sie sind für Leute gebaut, die Buchhaltung können oder lernen wollen. Wenn das auf dich zutrifft, gibt es wenig Grund zu wechseln.

Wechseln lohnt sich, wenn du dich in einem dieser Sätze wiederfindest:

• Du weisst bei jeder zweiten Buchung nicht, welches Konto auf welche Seite gehört.
• Deine Belege liegen im Auto oder in einer Schachtel, weil du sie erst am Computer erfassen kannst.
• Du suchst jeden Monat, welche Rechnung schon bezahlt ist.
• Du schiebst die MWST-Abrechnung bis zum letzten Tag, weil du jedes Mal neu nachschauen musst, wie sie geht.

Der Umzug in sechs Schritten, mit einer Probe am Schluss

Diese Reihenfolge gilt für jedes Programm. Der wichtigste Schritt ist der dritte: Wer sich vorher drei Zahlen notiert, weiss nach dem Umzug in einer Minute, ob alles da ist.

1. Zeitpunkt wählen. Am besten direkt nach einer abgeschlossenen MWST-Periode oder zum Jahresbeginn, dann liegt keine Abrechnung halb im alten und halb im neuen Programm.
2. Zwei Dateien exportieren. Den Kontenplan mit den Anfangsbeständen und alle Buchungen des laufenden Geschäftsjahres; die Kundenadressen kommen als dritte Datei dazu, wenn du sie brauchst.
3. Drei Kontrollzahlen notieren. Einnahmen, Ausgaben und Bankstand per heute aus dem alten Programm, auf einem Zettel oder im Handy.
4. Im neuen Programm die Firma anlegen und die Dateien einlesen. Danach sind Kategorien, Buchungen und Kunden da, ohne dass du etwas abtippst.
5. Die drei Zahlen vergleichen. Stimmen sie, ist der Umzug fertig; stimmen sie nicht, weisst du genau, bei welcher Zahl du suchen musst.
6. Ab jetzt nur noch im neuen Programm buchen und die alten Daten aufbewahren, denn Geschäftsbücher und Belege gehören zehn Jahre ins Archiv (Art. 958f OR).

Aus Banana und CashCtrl exportierst du je zwei Dateien

Beide Programme können ihre Daten herausgeben. Es kommt aber auf die richtigen Einstellungen an, sonst fehlen Sammelbuchungen oder die MWST.

So exportierst du aus Banana

1. Die Datei des gewünschten Jahres öffnen. Banana führt pro Geschäftsjahr eine eigene Datei.
2. Die Tabelle Konten anklicken, dann Daten › Zeilen exportieren › Zeilen in Txt exportieren. Im Fenster Überschrift Felder und Unicode (Utf-8) anhaken und Nur sichtbare Spalten exportieren ausschalten.
3. Dasselbe für die Tabelle Buchungen. Kunden mit Adresse stecken bei Banana in den Kundenkonten und kommen mit der Konten-Datei mit.

So exportierst du aus CashCtrl

1. Kontenplan: Konten › Kontenplan › Mehr › Tabelle exportieren › Excel.
2. Buchungen: Berichte › Kontoauszüge › Excel, das Geschäftsjahr oben rechts wählen. Nicht den Journal-Export nehmen.
3. Kunden (freiwillig): Personen › Mehr › Tabelle exportieren › Excel. CashCtrl exportiert nur die sichtbaren Spalten, also vorher Vorname, Nachname, Firma und E-Mail einblenden.

Drei Fehler, die einen Umzug unnötig lang machen

• Den Journal-Export aus CashCtrl nehmen. Er zeigt eine Sammelbuchung nur als eine Zeile und die MWST nur im Bruttobetrag. Vollständig sind die Kontoauszüge: jede Teilbuchung einzeln, die Steuer separat.
• In Banana nur die sichtbaren Spalten exportieren. Dann fehlen die MWST-Spalten, und jede Rechnung mit MWST kommt mit dem falschen Betrag an.
• Das alte Konto löschen, bevor die Zahlen verglichen sind. Lege zuerst die Jahresberichte als PDF ab und mach die Probe mit den drei Zahlen. Gelöscht wird erst, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Bei Kontli fragt dich niemand nach Soll und Haben

Kontli ist für Leute gebaut, die keine Buchhalter sind und keine werden wollen. Statt Soll- und Habenkonto fragt Kontli: Einnahme oder Ausgabe? Und welche Kategorie? Die doppelte Buchführung mit Bilanz läuft trotzdem, nur eben im Hintergrund. Du musst Soll und Haben nicht verstehen.

Den Beleg fotografierst du mit dem Handy, wenn er dir in die Hand kommt. Kontli liest Betrag, Datum und Lieferant und schlägt die Kategorie aus deinem eigenen Kontenplan vor. Bankauszüge, TWINT- und SumUp-Abrechnungen liest du ein, und Kontli zeigt dir, welche Rechnung bezahlt ist. Die MWST-Abrechnung bereitet Kontli vor und erinnert dich an die Frist. Was das für eine Werkstatt oder einen Handwerksbetrieb heisst, steht auf der Seite Buchhaltung für Handwerker.

Der Import liest Banana- und CashCtrl-Dateien direkt

In Kontli findest du den Umzug unter Mehr › Import oder im Kontenplan über den Knopf Importieren. Du lädst alle Dateien auf einmal hoch, Kontli erkennt selbst, welche Datei was ist, und zeigt dir eine Vorschau. Gespeichert wird erst, wenn du sie bestätigst. Lädst du dieselbe Datei zweimal hoch, bucht Kontli nichts doppelt.

Das kommt mit:

• der Kontenplan mit den Anfangsbeständen, Banana-Minuszeichen bei Schulden und Eigenkapital werden richtig umgedreht
• alle Buchungen des Jahres, auch Sammelbuchungen (ein Beleg, verteilt auf mehrere Kategorien)
• die MWST, getrennt in Betrag ohne Steuer und Steuer auf dem MWST-Konto
• Kunden mit Adresse, aus den Personen von CashCtrl oder den Kundenkonten von Banana

Das kommt nicht mit: die Belegbilder und die Rechnungen als Dokumente. Die bleiben im alten Programm oder in deinem Ordner, für die Aufbewahrung genügt das. Offene Rechnungen schreibst du einmal neu in Kontli, damit Kontli die Zahlung erkennt. Banana-Dateien mit Fremdwährungen haben wir noch nicht getestet.

Deine Daten bleiben deine, auch beim nächsten Wechsel

Wer einmal umgezogen ist, will nicht wieder festsitzen. Darum gibt Kontli deine Daten jederzeit heraus: alle Buchungen, Kunden, Rechnungen und Belege als Gesamt-Export, auch nach dem Test und auch nach einer Kündigung. Die Daten liegen auf Servern in der Schweiz. Fragen zum Umzug beantwortet Tobias Scholz, der Kontli gebaut hat, selbst.

Zum Preis, ehrlich verglichen: Kontli ist nicht das günstigste der drei Programme.

Wenn du lieber breiter vergleichst: Der Software-Vergleich zeigt mehr Programme, die Seite CashCtrl-Alternative Programm wechseln geht genauer auf CashCtrl ein.

Häufige Fragen: Buchhaltungsprogramm wechseln

Kann ich das Buchhaltungsprogramm mitten im Jahr wechseln?

Ja. Du übernimmst den Kontenplan mit den Anfangsbeständen und alle Buchungen des laufenden Jahres, danach buchst du im neuen Programm weiter. Am einfachsten ist der Wechsel direkt nach einer abgeschlossenen MWST-Periode, dann liegt keine Abrechnung halb im alten und halb im neuen Programm.

Was passiert mit meinen alten Buchhaltungsdaten?

Sie bleiben, wo sie sind, und das ist richtig so. Geschäftsbücher und Buchungsbelege musst du in der Schweiz zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR). Lege die Jahresberichte aus dem alten Programm als PDF ab und lösche das alte Konto oder die alte Datei erst, wenn die Frist für diese Jahre abgelaufen ist.

Kommt die MWST beim Wechsel mit?

Bei Kontli ja. Aus Banana und CashCtrl übernimmt Kontli die Buchungen mit der MWST getrennt: der Betrag ohne Steuer auf die Einnahme oder Ausgabe, die Steuer auf das MWST-Konto. Im eigenen Test mit Beispieldaten stimmte danach auch der Stand des MWST-Kontos mit dem alten Programm überein.

Muss ich meinem Treuhänder Bescheid geben?

Ja, am besten vor dem Wechsel. Er weiss dann, aus welchem Programm der Jahresabschluss kommt, und kann dir sagen, in welcher Form er die Daten haben will. Kontli erstellt am Jahresende einen Export für den Treuhänder mit allen Buchungen, Einnahmen und Ausgaben und der Bilanz.

Kann ich den Umzug testen, bevor ich etwas bezahle?

Ja. Kontli kannst du 30 Tage gratis testen, ohne Kreditkarte. In dieser Zeit liest du deine Banana- oder CashCtrl-Dateien ein und vergleichst die Zahlen. Der Test endet von selbst, es wird nichts abgebucht. Deine Daten kannst du auch danach exportieren.

Ich komme von bexio. Geht das auch?

Ja. Aus bexio übernimmt Kontli Kontenplan, Buchungen, Kunden, Artikel und Rechnungen, jeweils als Excel- oder CSV-Datei. Den Import findest du in Kontli unter Mehr › Import, gleich neben Banana und CashCtrl. Mehr zum Vergleich steht auf der Seite bexio-Alternative.

Alle Preis- und Funktionsangaben zu Banana und CashCtrl Stand 4. Oktober 2026, aus eigenem Test und den Preisseiten der Anbieter, ohne Gewähr; Tarife können sich ändern. Diese Seite ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob eine Regel auf deinen Betrieb zutrifft, klärst du mit deinem Treuhänder oder bei der ESTV. Banana Buchhaltung ist eine Marke der Banana.ch SA, CashCtrl eine Marke der CashCtrl AG. Es besteht keine Verbindung oder Partnerschaft mit Kontli.