Buchhaltung für Handwerker – Rechnung gestellt, Beleg fotografiert, fertig

Eine Buchhaltung für den Handwerksbetrieb sollte dir abends nicht den Feierabend stehlen. In der Praxis tut sie das oft trotzdem: Lieferantenrechnungen vom Grosshandel stapeln sich, gestellte Rechnungen bleiben offen, Material- und Arbeitsposten müssen auseinandergehalten werden – und am Jahresende sitzt du am Küchentisch und sortierst Quittungen, statt das Geschäft zu führen. Es geht einfacher. Mit dem richtigen Werkzeug erledigst du die Buchhaltung vom Handy aus, zwischen zwei Aufträgen, und der grösste Teil läuft fast von selbst.

Wir nehmen den Einzelmeister und den kleinen Gewerbebetrieb als Leitbild, weil dort alles zusammenkommt: Rechnungen mit Material und Stunden, Akontozahlungen, Einkäufe im Baumarkt, ein Geschäftsauto und Werkzeug. Das Gleiche gilt für Maler, Schreiner, Elektriker, Sanitär, Gartenbau und kleine Baubetriebe – überall, wo du Aufträge ausführst, Rechnungen stellst und trotzdem eine korrekte Buchhaltung brauchst.

Der Buchhaltungs-Alltag im Handwerk

Ein Handwerksbetrieb ist buchhalterisch kein Hexenwerk – aber er hat zwei Seiten, die ihn von einem reinen Bargeschäft unterscheiden: Du stellst Rechnungen und du kaufst laufend Material ein. Beides will sauber erfasst werden. Was im Alltag anfällt:

• Kundenrechnungen (Debitoren). Du rechnest Material und Arbeitsstunden ab. Das Geld kommt nicht sofort, sondern auf Rechnung – und manchmal erst nach der zweiten Erinnerung. Jede offene Rechnung musst du im Blick behalten.
• Akonto- und Teilzahlungen. Bei grösseren Aufträgen stellst du eine Akontorechnung im Voraus, später die Schlussrechnung über den Rest. Diese Teilbeträge richtig zuzuordnen, ist von Hand mühsam.
• Materialeinkauf (Kreditoren). Farbe, Holz, Kabel, Rohre, Pflanzen – Einkäufe im Baumarkt, beim Grosshandel oder beim Lieferanten. Jeder Beleg ist abzugsfähiger Aufwand, wenn du ihn nicht verlierst.
• Fahrzeugkosten. Das Geschäftsauto frisst Treibstoff, Versicherung, Service und Reifen – ein fester Kostenblock im Handwerk.
• Werkzeug und Maschinen. Vom Akkuschrauber bis zur grösseren Maschine: kleinere Anschaffungen sind direkt Aufwand, grössere schreibst du über mehrere Jahre ab.
• Eventuell Löhne. Hast du einen Gesellen oder einen Lernenden, kommen Lohn und Sozialabgaben dazu.

Von Hand bedeutet das: Belege sammeln, in Excel abtippen, Rechnungen in Word schreiben und einzeln nachverfolgen, offene Posten im Kopf behalten, Material- und Arbeitskosten auseinanderhalten. Das ist nicht schwierig – es ist nur zäh, fehleranfällig und frisst genau die Abende, an denen du eigentlich frei hättest. Und wenn am Schluss eine Bilanz fürs Steueramt fehlt, fängt der Stress erst richtig an.

Rechnungen mit QR und Mahnwesen

Das ist der grosse Unterschied zwischen Handwerk und einem Bargeschäft wie einem Coiffeursalon: Bei dir zahlt der Kunde fast nie sofort – du stellst eine Rechnung und wartest auf das Geld. Genau hier nimmt dir Kontli den meisten Aufwand ab.

Du erfasst die Rechnung mit deinen Positionen – etwa „Material: Wandfarbe und Grundierung" und „Arbeit: 12 Stunden Malerarbeiten" – und Kontli erzeugt direkt den Swiss-QR-Zahlteil mit deiner IBAN, deinem Absender und der korrekten Referenznummer. Dein Kunde scannt den Code im E-Banking und zahlt ohne Abtippen, ohne Zahlendreher. Du kannst dein Logo hinterlegen, sodass die Rechnung professionell aussieht.

Bleibt eine Rechnung offen, lässt dich Kontli das nicht vergessen. Überfällige Rechnungen werden angezeigt, und mit ein paar Klicks verschickst du eine Zahlungserinnerung, eine Mahnung oder eine letzte Mahnung – als eigenes Dokument, mit neuem QR über den noch offenen Betrag und einer Mahngebühr, falls du eine berechnest. Gebucht wird erst, wenn das Geld eingeht. So holst du dein Geld herein, ohne eine Excel-Liste mit offenen Posten zu pflegen.

Geht eine Zahlung ein, gleichst du sie im Bankabgleich ab: Kontli schlägt dir vor, welche offene Rechnung dazu passt, du bestätigst, und die Rechnung wird als bezahlt verbucht. Aus „offen" wird „bezahlt" mit einem Klick – auch bei Teilzahlungen.

Material und Arbeit sauber trennen

Im Handwerk fliesst Geld in beide Richtungen, und beide Seiten gehören erfasst. Auf der Einkaufsseite hilft dir der Foto-Beleg am meisten.

Du kaufst Material im Baumarkt oder beim Grosshandel – Quittung abfotografieren, fertig. Die KI liest Betrag, Datum und Händler aus und schlägt das richtige Aufwandskonto vor. Du bestätigst einmal, und der Beleg ist verbucht. Kein Abtippen, kein Schuhkarton voller Lieferantenbelege am Jahresende. Das Auslesen ist im Abo inklusive, nicht als Aufpreis.

Auf der Verkaufsseite trennst du in der Rechnung sauber zwischen Material und Arbeit/Stunden. Das ist nicht nur für deinen Kunden transparent, sondern hilft dir auch zu sehen, womit du wirklich verdienst – mit der Marge auf Material oder mit deiner Arbeitszeit. Stundenrapporte von der Baustelle übernimmst du als Positionen in die Rechnung, statt sie separat zu verwalten.

Fahrzeug, Werkzeug und Maschinen

Zwei Kostenblöcke sind im Handwerk fast immer dabei – und beide buchst du in Kontli mit demselben Foto-Beleg, mit dem du auch Material erfasst.

Das Geschäftsauto. Treibstoff, Versicherung, Service, Reifen, Vignette – alles läuft als Fahrzeugaufwand. Tankquittung abfotografieren, fertig. Nutzt du den Geschäftswagen auch privat, ist je nach Konstellation ein Privatanteil zu berücksichtigen; wie hoch der ausfällt, klärst du am besten mit deinem Treuhänder, denn das hängt von Fahrzeug und Nutzung ab.

Werkzeug und Maschinen. Kleineres Werkzeug – Akkuschrauber, Handwerkzeug, Verbrauchsmaterial – buchst du direkt als Aufwand. Grössere Anschaffungen wie eine teure Maschine oder eine Spezialausrüstung gelten als Investition und werden über mehrere Jahre abgeschrieben, statt im Kaufjahr voll abgezogen zu werden. Kontli führt diese Werte sauber in der Buchhaltung, und welche Abschreibungsdauer für deine Anschaffung gilt, stimmst du mit deinem Treuhänder ab.

Den vollen Überblick über alle Funktionen – Bankabgleich, mehrere Firmen unter einem Login, Daten auf Schweizer Servern und die Self-hosted-Version zum Einmalkauf – findest du auf der Startseite.

Mehrwertsteuer im Handwerk

Anders als ein kleiner Salon liegt ein Handwerksbetrieb mit Material und Arbeit schnell über der Schwelle: MwSt-pflichtig wirst du in der Schweiz ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000, und das erreichen viele Handwerker bereits als Einzelmeister. Der Normalsatz beträgt 8.1 Prozent.

Das klingt nach viel Bürokratie, muss es aber nicht sein. Für viele Handwerksbetriebe ist der Saldosteuersatz die einfachste Methode: Statt bei jedem einzelnen Materialeinkauf die Vorsteuer auszurechnen, nimmst du deinen Bruttoumsatz und multiplizierst ihn mit dem Branchensatz, den dir die ESTV zuteilt. Abgerechnet wird halbjährlich. Kontli rechnet das automatisch – du musst die Sätze nicht im Kopf haben und nichts von Hand herausrechnen.

Ob sich der Saldosteuersatz für dich lohnt, hängt davon ab, wie viel Material du einkaufst und wie hoch deine Vorsteuer wäre. Wie er genau funktioniert und wie du ihn anmeldest, haben wir ausführlich aufgeschrieben: Saldosteuersatz einfach erklärt. Den für deinen Betrieb zugeteilten Satz und die Anmeldung klärst du mit der ESTV oder deinem Treuhänder.

Was dein Treuhänder bekommt

Viele Meister führen die laufende Buchhaltung selbst und geben einmal im Jahr alles dem Treuhänder für den Abschluss und die Steuererklärung. Damit das reibungslos klappt, liefert Kontli genau das, was ein Treuhänder erwartet:

• Eine echte doppelte Buchführung mit Schweizer Kontenrahmen KMU – keine blosse Einnahmen-Ausgaben-Liste.
• Erfolgsrechnung und Bilanz auf Knopfdruck, sauber aus deinen laufend erfassten Buchungen und offenen Posten.
• Export als CSV und PDF, damit dein Treuhänder die Zahlen direkt weiterverarbeiten kann – und du jederzeit aus Kontli herauskommst, kein Lock-in.

Das heisst nicht, dass damit jede Pflicht automatisch erledigt ist – die Verantwortung für den Abschluss bleibt bei dir und deinem Treuhänder. Aber du übergibst eine ordentliche Buchhaltung, mit der gearbeitet werden kann, statt eines Ordners voller loser Belege.

Häufige Fragen

Kann ich mit Kontli Handwerker-Rechnungen mit QR-Code stellen?

Ja. Du erstellst in Kontli eine Rechnung mit Material- und Arbeitspositionen, und Kontli erzeugt direkt den Swiss-QR-Zahlteil mit deinen Angaben und der korrekten Referenz. Dein Kunde scannt den Code im E-Banking und zahlt ohne Abtippen. Bleibt eine Rechnung offen, erinnert dich Kontli, und du verschickst mit ein paar Klicks eine Zahlungserinnerung oder Mahnung – inklusive neuem QR über den offenen Betrag.

Wie verbuche ich eine Akontozahlung oder Teilzahlung im Handwerk?

Bei grösseren Aufträgen stellst du oft eine Akontorechnung, später folgt die Schlussrechnung über den Rest. In Kontli erfasst du die Akontozahlung als Einnahme, sobald das Geld eingeht, und in der Schlussrechnung weist du den bereits bezahlten Betrag aus, sodass nur die Differenz offen bleibt. Über den Bankabgleich markierst du jede eingegangene Teilzahlung, und Kontli hält fest, was noch aussteht – du verlierst bei mehrstufiger Abrechnung nie den Überblick.

Muss ich als Handwerker Mehrwertsteuer abrechnen?

In der Schweiz wirst du ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000 mehrwertsteuerpflichtig, und ein Handwerksbetrieb liegt mit Material und Arbeit häufig darüber. Der Normalsatz beträgt 8.1 Prozent. Für viele Betriebe ist der Saldosteuersatz die einfachste Methode: Bruttoumsatz mal dem von der ESTV zugeteilten Branchensatz, halbjährlich – Kontli verbucht das automatisch. Den passenden Satz und die Anmeldung klärst du mit der ESTV oder deinem Treuhänder.

Brauche ich als Handwerksbetrieb einen Treuhänder?

Pflicht ist ein Treuhänder nicht – ein Einzelunternehmen darf die Buchhaltung selbst führen. Viele Meister erledigen die laufende Buchhaltung selbst und geben einmal im Jahr einen sauberen Export an den Treuhänder für Abschluss und Steuererklärung. Kontli liefert dafür eine echte doppelte Buchführung mit Erfolgsrechnung und Bilanz sowie CSV- und PDF-Export. Bei vielen Angestellten oder komplexer Lohnbuchhaltung ist eine grössere Lösung sinnvoller.

Du führst keinen Handwerksbetrieb, sondern ein Restaurant oder Café? Dann ist die Seite Buchhaltung für die Gastronomie näher an deinem Alltag.

Alle Angaben Stand Juni 2026 nach bestem Wissen und ohne Gewähr; dies ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Regeln und Schwellenwerte (z. B. zur Mehrwertsteuer und zum Privatanteil am Geschäftsfahrzeug) sowie Tarife der genannten Anbieter können sich ändern – im Zweifel mit der ESTV oder deinem Treuhänder klären. bexio ist eine Marke der bexio AG; es besteht keine Verbindung oder Partnerschaft zwischen bexio und Kontli.