Buchhaltung für Garagen & Werkstätten – Auftrag erledigt, Rechnung steht

Eine Buchhaltung für die Garage hat eine Eigenheit, die sie von anderen Gewerben unterscheidet: Bei dir dreht sich fast alles ums Fahrzeug. Jeder Auftrag hängt an einem Kennzeichen, einer Fahrgestell-Nummer, einem km-Stand. Und wenn ein Blechschaden reinkommt, kalkulierst du ihn nicht von Hand, sondern mit SilverDAT – nur landet diese Kalkulation am Ende doch wieder in einer Rechnung, die jemand abtippen muss. Genau diese Doppelarbeit nimmt dir Kontli ab.

Wir nehmen die kleine Garage, die Carrosserie und die Lackiererei als Leitbild, weil dort alles zusammenkommt: Kundenfahrzeuge, Schadenskalkulationen, Ersatzteile, Arbeitsstunden und Rechnungen, die oft erst nach der Versicherungsfreigabe bezahlt werden. Das Gleiche gilt für Mechaniker, Reifenservice, Pneuhändler und freie Werkstätten – überall, wo am Fahrzeug gearbeitet und danach eine Rechnung gestellt wird.

Der Buchhaltungs-Alltag in der Werkstatt

Eine Werkstatt ist buchhalterisch kein Hexenwerk – aber sie hat ein paar Posten, die ein reines Bargeschäft nicht kennt. Was im Alltag anfällt:

• Kundenrechnungen rund ums Fahrzeug. Jeder Auftrag gehört zu einem Auto. Auf die Rechnung gehören Kennzeichen, Fahrgestell-Nummer und km-Stand – sonst weiss später niemand mehr, welches Fahrzeug gemeint war.
• Schadenskalkulationen. Carrosserie und Lack kalkulierst du mit SilverDAT. Die Positionen daraus müssen am Ende in eine Rechnung – heute oft von Hand abgetippt.
• Warten aufs Geld. Gerade bei Versicherungs- und Leasingfällen kommt die Zahlung spät. Offene Rechnungen musst du im Blick behalten und nachfassen.
• Teile-Einkauf (Kreditoren). Ersatzteile, Pneus, Lack, Verbrauchsmaterial vom Grosshandel – jeder Beleg ist abzugsfähiger Aufwand, wenn du ihn nicht verlierst.
• Werkstattausrüstung. Hebebühne, Diagnosegerät, Werkzeug: Kleineres ist direkt Aufwand, Grösseres schreibst du über mehrere Jahre ab.
• Eventuell Löhne. Hast du einen Mechaniker oder Lernenden, kommen Lohn und Sozialabgaben dazu.

Von Hand bedeutet das: SilverDAT-Positionen in Word abtippen, Fahrzeugdaten bei jeder Rechnung neu eingeben, offene Posten in einer Excel-Liste pflegen, Teile-Belege sammeln. Das ist nicht schwierig – es ist nur zäh und frisst die Zeit, die du lieber in der Werkstatt verbringst.

Kundenfahrzeuge einmal erfasst, immer parat

In Kontli hinterlegst du beim Kunden seine Fahrzeuge – mit Kennzeichen, Marke, Modell, km-Stand, Erstzulassung und Fahrgestell-Nummer (VIN). Beim Schreiben einer Rechnung wählst du das Fahrzeug aus einer Liste, und seine Daten stehen automatisch oben auf der Rechnung. Kein Abtippen, keine Zahlendreher bei der 17-stelligen VIN.

Ein Kunde kann dabei beliebig viele Fahrzeuge haben. Betreut du eine Firma mit Fuhrpark, legst du sie einmal als Kunde an und hängst alle Fahrzeuge darunter – beim nächsten Service wählst du einfach das richtige aus. Über die Fahrgestell-Nummer erkennt Kontli jedes Auto wieder, auch nach Jahren.

Das funktioniert schon im Kontli-Tarif, ganz ohne SilverDAT – ideal für Service, Reifenwechsel, Inspektion oder eine kleine Reparatur, wo gar keine Schadenskalkulation nötig ist.

SilverDAT-Kalkulation direkt zur Rechnung

Das ist der Teil, der dir am meisten Zeit spart – und den keine andere günstige Schweizer Buchhaltung so bietet. Du hast den Schaden in SilverDAT kalkuliert? Dann lädst du die Datei einfach in Kontli hoch.

Kontli liest die Fahrzeugdaten (Marke, Kennzeichen, VIN, km-Stand) und alle kalkulierten Positionen aus – Ersatzteile, Arbeitslohn und Lackierung, sauber als einzelne Zeilen. Du bekommst eine Vorschau mit Soll-Vergleich zur DAT-Summe, wählst den Halter aus deinem Kundenstamm, und daraus wird ein fertiger Rechnungs-Entwurf. Den kannst du noch anpassen – etwa einen Werkstatt-Rabatt auf Originalteile geben – und dann mit Swiss-QR drucken oder verschicken. Das Fahrzeug wird dabei automatisch im Fahrzeugstamm abgelegt; beim nächsten Auftrag am selben Auto ist es schon da.

Aus „Schaden kalkuliert" wird so „Rechnung gestellt", ohne eine einzige Position abzutippen. Der SilverDAT-Import ist im Pro-Paket enthalten.

Rechnungen mit QR und Mahnwesen

Bei dir zahlt der Kunde fast nie sofort – du stellst eine Rechnung und wartest auf das Geld, bei Versicherungs- und Leasingfällen oft mehrere Wochen. Genau hier nimmt dir Kontli den meisten Aufwand ab.

Du erfasst die Rechnung mit deinen Positionen – Teile und Arbeit – und Kontli erzeugt direkt den Swiss-QR-Zahlteil mit deiner IBAN, deinem Absender und der korrekten Referenznummer. Dein Kunde scannt den Code im E-Banking und zahlt ohne Abtippen. Dein Logo kannst du hinterlegen, damit die Rechnung professionell aussieht.

Bleibt eine Rechnung offen, lässt dich Kontli das nicht vergessen. Überfällige Rechnungen werden angezeigt, und mit ein paar Klicks verschickst du eine Zahlungserinnerung, eine Mahnung oder eine letzte Mahnung – als eigenes Dokument, mit neuem QR über den offenen Betrag und einer Mahngebühr, falls du eine berechnest. Gebucht wird erst, wenn das Geld eingeht.

Geht eine Zahlung ein, gleichst du sie im Bankabgleich ab: Kontli schlägt dir die passende offene Rechnung vor, du bestätigst, fertig. Und die Teile-Belege vom Grosshandel? Quittung abfotografieren – die KI liest Betrag, Datum und Händler aus und schlägt das richtige Aufwandskonto vor. Das Auslesen ist im Abo inklusive, nicht als Aufpreis.

Den vollen Überblick über alle Funktionen – Bankabgleich, mehrere Firmen unter einem Login, Daten auf Schweizer Servern und die Self-hosted-Version zum Einmalkauf – findest du auf der Startseite.

Mehrwertsteuer in der Werkstatt

Mit Teilen und Arbeit liegt eine Garage schnell über der Schwelle: MwSt-pflichtig wirst du in der Schweiz ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000, und das erreichen viele Werkstätten leicht. Der Normalsatz beträgt 8.1 Prozent.

Das muss keine Bürokratie sein. Für viele Betriebe ist der Saldosteuersatz die einfachste Methode: Statt bei jedem Teile-Einkauf die Vorsteuer auszurechnen, nimmst du deinen Bruttoumsatz mal dem Branchensatz, den dir die ESTV zuteilt – halbjährlich. Kontli rechnet das automatisch. Wie der Saldosteuersatz funktioniert und wie du ihn anmeldest, haben wir hier aufgeschrieben: Saldosteuersatz einfach erklärt. Den für deinen Betrieb zugeteilten Satz klärst du mit der ESTV oder deinem Treuhänder.

Kontli oder Pro – was brauchst du?

Die beiden Werkstatt-Funktionen sind bewusst gestaffelt, damit du nur zahlst, was du brauchst:

• Kontli (ab CHF 19/Mt): Kundenfahrzeuge anlegen und auf Rechnungen setzen, Swiss-QR-Rechnungen, Mahnwesen, Teile per Foto, doppelte Buchführung. Reicht für die Werkstatt, die Service, Reifen und kleinere Reparaturen abrechnet.
• Pro (ab CHF 34/Mt): alles aus Kontli – plus den SilverDAT-Import für die automatische Schadenskalkulation und die Lohnabrechnung für 1–3 Mitarbeitende. Der richtige Tarif für Carrosserie und Lackiererei.

Den genauen Vergleich findest du auf der Preisübersicht. Beide Tarife testest du 30 Tage gratis, ohne Kreditkarte.

Häufige Fragen

Kann ich meine SilverDAT-Kalkulation in Kontli als Rechnung ausgeben?

Ja. Du lädst die SilverDAT-Datei (das VXS-Format) hoch, und Kontli liest die Fahrzeugdaten und alle kalkulierten Positionen – Ersatzteile, Arbeit und Lack – aus. Du bekommst eine Vorschau mit Soll-Vergleich, wählst den Halter aus deinem Kundenstamm, und daraus entsteht ein fertiger Rechnungs-Entwurf, den du noch anpassen kannst, bevor du ihn druckst oder mit Swiss-QR verschickst. Der SilverDAT-Import ist im Pro-Paket enthalten.

Kann ich Kundenfahrzeuge mit Kennzeichen und Fahrgestellnummer hinterlegen?

Ja. Beim Kunden legst du beliebig viele Fahrzeuge an – Kennzeichen, Marke, Modell, km-Stand, Erstzulassung und die Fahrgestell-Nummer (VIN). Beim Schreiben einer Rechnung wählst du das Fahrzeug aus, und seine Daten stehen automatisch oben auf der Rechnung. Das funktioniert schon ab dem Kontli-Tarif, auch ohne SilverDAT – ideal für Service, Reifenwechsel oder Inspektion.

Was, wenn ein Kunde mehrere Fahrzeuge hat – etwa eine Firma mit Fuhrpark?

Kein Problem. Ein Kunde kann beliebig viele Fahrzeuge haben. Du legst die Firma einmal als Kunde an und hängst alle Fahrzeuge darunter. Über die Fahrgestell-Nummer erkennt Kontli jedes Auto wieder – auch wenn später eine SilverDAT-Datei zum selben Fahrzeug dazukommt, entsteht kein Doppeleintrag, der km-Stand wird einfach aktualisiert.

Brauche ich das Pro-Paket, oder reicht Kontli für meine Werkstatt?

Das hängt davon ab, wie du abrechnest. Für eine Werkstatt, die Service, Reifen und kleinere Reparaturen abrechnet, reicht der Kontli-Tarif ab CHF 19/Mt: Kundenfahrzeuge erfassen, auf die Rechnung setzen, Swiss-QR und Mahnwesen sind dabei. Den SilverDAT-Import für die automatische Schadenskalkulation – typisch für Carrosserie und Lackiererei – gibt es im Pro-Paket ab CHF 34/Mt.

Du führst keine Werkstatt, sondern einen anderen Gewerbebetrieb? Dann ist vielleicht Buchhaltung für Handwerker näher an deinem Alltag.

Alle Angaben Stand Juni 2026 nach bestem Wissen und ohne Gewähr; dies ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Regeln und Schwellenwerte (z. B. zur Mehrwertsteuer) sowie Tarife können sich ändern – im Zweifel mit der ESTV oder deinem Treuhänder klären. SilverDAT ist eine Marke der DAT Schweiz AG bzw. der DAT Group; es besteht keine Verbindung oder Partnerschaft zwischen DAT und Kontli.