Buchhaltung für Restaurant, Café & Take-away – ohne Abend am Excel

Eine Buchhaltung für die Gastronomie hat eine eigene Tücke: Es ist nicht eine grosse, schwierige Buchung, sondern es sind viele kleine. Hundert Bestellungen am Tag, Bargeld und TWINT im Wechsel, dazwischen Lieferantenrechnungen für Gemüse, Fleisch und Getränke – und am Abend soll die Kasse trotzdem stimmen. Wer das von Hand in Excel nachträgt, sitzt schnell jeden Sonntag am Laptop, statt sich zu erholen. Es geht einfacher. Mit dem richtigen Werkzeug erfasst du den Tag in wenigen Minuten und hast den Wareneinsatz, die Mehrwertsteuer und den Abschluss im Griff.

Wir nehmen das Restaurant als Leitbeispiel, weil dort alles zusammenkommt: hoher Bargeldanteil, Service vor Ort, Wareneinkauf und oft Aushilfen. Aber das Gleiche gilt fürs Café, das Take-away, den Foodtruck, die Bar und den kleinen Imbiss – überall, wo viele kleine Beträge hereinkommen, der Wareneinsatz ein grosser Posten ist und du trotzdem eine korrekte Buchhaltung brauchst.

Der Buchhaltungs-Alltag im Gastrobetrieb

Gastronomie ist buchhalterisch nicht kompliziert, aber sie ist kleinteilig und schnell. Was jeden Tag zusammenkommt:

• Hoher Bargeldanteil. Im Café oder am Foodtruck wird viel bar bezahlt. Die Bareinnahmen gehören erfasst, und die Kasse muss am Abend aufgehen.
• TWINT und Karte parallel. Daneben zahlen Gäste mit TWINT, mit Karte über SumUp oder ein Terminal. Drei Zahlungswege, die alle einzeln auf dem Konto landen und zugeordnet werden wollen – inklusive der Gebühr, die bei Karten- und TWINT-Zahlungen abgezogen wird.
• Laufender Wareneinkauf. Gemüse vom Grossmarkt, Fleisch vom Metzger, Getränke vom Lieferanten, Brot vom Bäcker – meist mehrmals pro Woche, oft auf Rechnung. Jeder Beleg ist Materialaufwand und damit abzugsfähig.
• Fixe Kosten. Miete für das Lokal, Strom, Gas, Versicherungen, vielleicht Leasing für die Kaffeemaschine.
• Personal und Aushilfen. In der Gastro arbeiten häufig Aushilfen im Stundenlohn oder Teilzeitkräfte – Lohn und Sozialabgaben kommen dazu.

Von Hand heisst das: jeden Tag den Umsatz zusammenrechnen, Lieferantenbelege sammeln und abtippen, TWINT- und Kartenabrechnungen mit dem Bankauszug abgleichen, Gebühren herausrechnen. Nichts davon ist schwierig – es ist nur zäh und frisst genau die Zeit, die du nach Feierabend nicht mehr hast. Und wenn am Jahresende eine saubere Bilanz und die MwSt-Abrechnung fehlen, wird aus einem zähen Abend ein zäher Monat.

Tageskasse, Kassensturz & viele Zahlungsarten

Das Herzstück der Gastro-Buchhaltung ist die Tageskasse. Niemand bucht hundert einzelne Bestellungen in die Buchhaltung – das wäre Wahnsinn. Stattdessen erfasst du den Tagesumsatz als Summe, am besten getrennt nach Zahlungsart: so viel bar, so viel TWINT, so viel Karte. Aus deinem Kassensystem bekommst du dafür in der Regel einen Tagesabschluss (den „Z-Bon").

Dazu gehört der Kassensturz: Anfangsbestand plus Bareinnahmen minus Barausgaben sollte am Abend dem entsprechen, was du in der Kasse zählst. Stimmt es nicht, fällt das sofort auf und nicht erst Monate später. Genau deshalb ist ein laufend geführtes Kassenbuch für die Gastronomie so wichtig: Bei viel Bargeld ist eine nachvollziehbare Kassenführung das A und O – auch gegenüber dem Steueramt.

Die TWINT- und Kartenzahlungen sind der fummelige Teil. Ein Gast zahlt CHF 50 mit Karte, auf deinem Konto landen vielleicht CHF 49.10, weil eine Gebühr abgezogen wurde – und oft gesammelt am nächsten Tag. Diese Gebühr ist Aufwand und gehört verbucht, sonst stimmt der Umsatz nicht. Von Hand bedeutet das tägliches Herausrechnen; automatisiert ist es ein Upload.

Wareneinsatz und Foodcost

In kaum einer anderen Branche ist der Wareneinsatz so wichtig wie in der Gastronomie. Der Lebensmittel- und Getränkeeinkauf ist dein grösster variabler Aufwand – und das Verhältnis von Wareneinsatz zu Umsatz, der Foodcost, entscheidet mit darüber, ob am Ende etwas übrig bleibt.

Für die Buchhaltung heisst das vor allem: Erfasse jeden Einkaufsbeleg laufend und auf dem richtigen Aufwandskonto. Wenn der Materialaufwand sauber gebucht ist, siehst du schwarz auf weiss, wie viel Prozent deines Umsatzes in den Einkauf fliessen – und kannst gegensteuern, wenn die Preise beim Lieferanten anziehen. Geht ein Beleg verloren, verlierst du nicht nur den Steuerabzug, sondern auch den Überblick. Deshalb gilt: Beleg sofort erfassen, nicht in die Schublade legen.

Trinkgeld richtig einordnen

Trinkgeld ist ein Klassiker, bei dem viele unsicher sind. Die Faustregel: Es kommt darauf an, wem das Trinkgeld zusteht.

• Geht das Trinkgeld direkt und vollständig ans Personal, ist es in der Regel ein durchlaufender Posten – es ist kein Betriebsumsatz des Lokals und erhöht deinen Gewinn nicht. Du nimmst es ein und gibst es weiter.
• Behält der Betrieb das Trinkgeld ein oder sammelt und verteilt es zentral, kann es zur Betriebseinnahme werden und ist entsprechend zu erfassen – je nach Ausgestaltung auch lohn- und abgaberelevant.

Weil die korrekte Behandlung von deiner konkreten Konstellation abhängt, ist das ein guter Punkt für eine kurze Rücksprache mit deinem Treuhänder. Das ist keine Steuerberatung, sondern der Hinweis: Trinkgeld pauschal „einfach als Umsatz" zu buchen, ist nicht immer richtig.

Mehrwertsteuer: vor Ort vs. zum Mitnehmen

Die gute Nachricht zuerst: Viele kleine Betriebe müssen sich um die Mehrwertsteuer noch gar nicht kümmern. MwSt-pflichtig wirst du in der Schweiz erst ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000. Liegst du darunter, buchst du ohne MwSt.

Überschreitest du die Grenze, kommt der gastrotypische Knackpunkt: Restauration und Take-away werden unterschiedlich besteuert.

• Restauration vor Ort – Konsum an Ort und Stelle, mit Service oder Sitzplatz – unterliegt dem Normalsatz (aktuell 8.1 %).
• Lebensmittel zum Mitnehmen – Take-away und Lieferung ohne Konsum vor Ort – fallen unter den reduzierten Satz (aktuell 2.6 %).

Für ein Lokal, das beides anbietet – etwa ein Café mit Sitzplätzen und einem Take-away-Fenster –, bedeutet das: Die Umsätze müssen sauber getrennt werden. Der gleiche Kaffee wird je nach Verzehrort anders besteuert. Genau hier passieren von Hand die meisten Fehler.

Damit es trotzdem nicht ausufert, gibt es für die Gastronomie Saldosteuersätze: Statt bei jedem Einkauf die Vorsteuer auszurechnen, nimmst du deinen Bruttoumsatz mal dem von der ESTV zugeteilten Branchensatz und rechnest halbjährlich ab. Wie das genau funktioniert und für wen es sich lohnt, haben wir ausführlich erklärt: Saldosteuersatz einfach erklärt. Den für dich gültigen Satz, die Trennung der Umsätze und die Anmeldung klärst du mit der ESTV oder deinem Treuhänder.

Wie Kontli den Gastro-Alltag löst

Kontli ist bewusst für kleine Betriebe ohne eigene Buchhaltungsabteilung gebaut. Für die Gastronomie nehmen dir vier Dinge den grössten Teil der Arbeit ab.

Tageskasse als ein Eintrag

Du buchst nicht hundert Bestellungen, sondern erfasst den Tagesumsatz als einen Eintrag – getrennt nach Bargeld, TWINT und Karte. So ist dein Kassenbuch jeden Abend in wenigen Minuten aktuell, und der Kassensturz geht auf, statt sich aufzustauen.

TWINT & SumUp automatisch

Das ist der Teil, der von Hand am meisten nervt – und bei Kontli am meisten spart. Du lädst die TWINT- oder SumUp-Abrechnung (oder den Bankauszug) hoch, und Kontli verbucht sauber: die Einnahme in voller Höhe, die abgezogene Gebühr als Aufwand und die Auszahlung auf dein Konto. Genau diesen Ablauf hat sonst praktisch kein Schweizer Tool – und bei den vielen kleinen bargeldlosen Zahlungen in der Gastro ist das jede Woche eine gesparte Stunde Fummelei.

Lieferantenbeleg per Foto, KI bucht

Du kommst vom Grossmarkt oder hast die Getränkerechnung im Briefkasten – Beleg abfotografieren, fertig. Die KI liest Betrag, Datum und Lieferant aus und schlägt das richtige Aufwandskonto vor. Du tippst einmal zur Bestätigung, und der Wareneinkauf ist verbucht. Kein Abtippen, kein Schuhkarton voller Lieferscheine. Das Auslesen ist im Abo inklusive, nicht als Aufpreis.

Einfacher Modus: wie ein Kassenbuch, im Hintergrund echte Doppik

Du musst keine Buchhaltung können. Im einfachen Modus erfasst du nur Einnahmen und Ausgaben – wie in einem Kassenbuch. Im Hintergrund läuft trotzdem eine saubere doppelte Buchführung mit Schweizer Kontenrahmen KMU. Wenn du oder dein Treuhänder die Bilanz braucht, schaltest du sie per Klick frei: dieselben Daten, nur als vollständige Ansicht mit Erfolgsrechnung und Bilanz. So wächst die Buchhaltung mit deinem Betrieb mit.

Dazu kommen Bankabgleich, mehrere Firmen unter einem Login, Daten auf Schweizer Servern und – wer maximale Kontrolle will – eine Self-hosted-Version zum Einmalkauf. Einen Überblick über alle Funktionen findest du auf der Startseite.

Wann Kontli für dich passt – und wann nicht

Damit du nicht das falsche Werkzeug wählst, hier ganz offen die Grenze. Kontli passt für dich, wenn du ein Café, ein kleines Restaurant, ein Take-away, einen Foodtruck oder eine Bar führst, die Buchhaltung selbst in der Hand behalten willst und höchstens ein paar Aushilfen beschäftigst. Genau dafür ist es gebaut: schnell, mobil, ohne Buchhalter-Chinesisch.

Sobald die Lohnbuchhaltung zum Hauptthema wird – viele Mitarbeitende, wechselnde Schichten, komplexe Stundenabrechnung – oder du ein grosses Warenlager mit laufender Inventur bewirtschaftest, brauchst du eine spezialisierte Lösung. Das ist keine Schwäche von Kontli, sondern eine bewusste Entscheidung: lieber eine Sache einfach und richtig, statt alles halb. Wie sich Kontli gegenüber den grösseren Paketen positioniert, siehst du im Detail in unserem Vergleich Kontli als Bexio-Alternative. Und wenn du aus einer verwandten Ecke kommst, hilft vielleicht auch unsere Seite zur Buchhaltung für Coiffeure und Kleinbetriebe – der Alltag mit Bargeld, TWINT und SumUp ist erstaunlich ähnlich.

Häufige Fragen

Welcher Mehrwertsteuersatz gilt im Restaurant gegenüber dem Take-away?

Restauration vor Ort – also Konsum an Ort und Stelle mit Service oder Sitzplatz – unterliegt dem Normalsatz (aktuell 8.1 %). Lebensmittel zum Mitnehmen, also Take-away und Lieferung ohne Konsum vor Ort, fallen unter den reduzierten Satz (aktuell 2.6 %). Wer beides anbietet, muss die Umsätze sauber trennen. MwSt-pflichtig wirst du erst ab CHF 100'000 Jahresumsatz; für die Gastronomie gibt es zudem Saldosteuersätze, die das Abrechnen vereinfachen. Den genauen Satz und die Anmeldung klärst du mit der ESTV oder deinem Treuhänder.

Wie verbuche ich Trinkgeld in der Gastronomie?

Es kommt darauf an, wem das Trinkgeld zusteht. Geht es direkt und vollständig an das Personal, ist es in der Regel ein durchlaufender Posten und kein Betriebsumsatz des Lokals. Behält der Betrieb das Trinkgeld ein oder verteilt es zentral, kann es zur Betriebseinnahme werden und ist entsprechend zu erfassen, je nach Konstellation auch lohn- und abgaberelevant. Weil die Behandlung von der Ausgestaltung abhängt, lohnt sich hier eine kurze Rücksprache mit dem Treuhänder.

Wie erfasse ich die Tageskasse im Restaurant?

Statt jede einzelne Bestellung zu buchen, erfasst du den Tagesumsatz als Summe – idealerweise pro Zahlungsart getrennt (Bargeld, TWINT, Karte). Am Tagesende machst du einen Kassensturz: Anfangsbestand plus Bareinnahmen minus Barausgaben sollte dem gezählten Kassenbestand entsprechen. Bei Kontli erfasst du die Tageskasse als einen Eintrag, lädst TWINT- und SumUp-Abrechnungen hoch, die inklusive Gebühr automatisch verbucht werden, und hast dein Kassenbuch laufend aktuell.

Brauche ich für mein Restaurant einen Treuhänder?

Pflicht ist ein Treuhänder nicht – ein Einzelunternehmen darf die Buchhaltung selbst führen. Viele Gastrobetriebe erledigen die laufende Buchhaltung selbst und geben einmal im Jahr einen sauberen Export an den Treuhänder für Abschluss, MwSt und Steuererklärung. Kontli liefert dafür eine echte doppelte Buchführung mit Erfolgsrechnung und Bilanz sowie CSV- und PDF-Export. Bei vielen Angestellten und komplexer Lohnbuchhaltung wird die Begleitung durch einen Treuhänder allerdings schnell sinnvoll.

Alle Angaben Stand Juni 2026 nach bestem Wissen und ohne Gewähr; dies ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Regeln und Schwellenwerte (z. B. zur Mehrwertsteuer, zu den Sätzen für Restauration und Take-away oder zur Behandlung von Trinkgeld) sowie Tarife der genannten Anbieter können sich ändern – im Zweifel mit der ESTV oder deinem Treuhänder klären. bexio ist eine Marke der bexio AG; es besteht keine Verbindung oder Partnerschaft zwischen bexio und Kontli.