Buchhaltung für Freelancer – Rechnung raus, Rest macht die App

Die Buchhaltung für Freelancer und Selbständige ist eine andere Baustelle als die eines Ladens mit Bargeld und Lager. Du hast meist wenige, dafür grössere Bewegungen: ein paar Honorar-Rechnungen im Monat, ein paar Software-Abos, der Laptop, der Coworking-Platz. Das Problem ist nicht die Menge – es ist, dass die laufende Buchhaltung oft liegen bleibt, weil du an Kundenprojekten arbeitest. Und dann sitzt du am Jahresende vor Kontoauszügen und versuchst zu rekonstruieren, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehörte.

Das geht einfacher. Wenn dein Werkzeug versteht, dass dein Alltag aus Rechnungen stellen besteht und nicht aus Quittungen abtippen, läuft die Buchhaltung fast nebenbei. Diese Seite ist für Berater, Coaches, IT-Freelancer, Kreative, Texterinnen, Fotografen und alle anderen Einzelunternehmen ohne Angestellte, die ihre Buchhaltung selbst im Griff behalten wollen.

Wie Freelancer-Buchhaltung wirklich aussieht

Bei einem Coiffeursalon kommt jeden Tag ein bisschen zusammen. Bei dir ist es umgekehrt: wenig Material, viel Rechnung. Dein Geschäft besteht im Kern aus drei Dingen:

• Honorar-Rechnungen (Debitoren). Das ist der Hauptteil. Du erbringst eine Leistung, stellst eine Rechnung, und irgendwann kommt das Geld. Bis dahin ist es eine offene Forderung – und du musst wissen, wer noch nicht bezahlt hat.
• Wenige, dafür grössere Aufwände. Software-Abos, ein neuer Laptop, der Coworking-Platz, eine Weiterbildung, Fachliteratur, die Geschäftsversicherung. Kein Wareneinkauf, kein Lager – aber jeder dieser Posten ist ein abzugsfähiger Aufwand.
• Privat-geschäftlich Gemischtes. Du arbeitest vielleicht von zu Hause, nutzt dein privates Handy auch geschäftlich und fährst mit dem eigenen Auto zum Kundentermin. Dieser Bereich ist der einzige, der etwas Fingerspitzengefühl braucht – dazu unten mehr.

Das Tückische ist nicht die Komplexität, sondern der Rückstau. Weil pro Woche oft nur ein, zwei Buchungen anfallen, schiebt man sie auf – und dann sind es am Jahresende hundert auf einmal. Die Lösung ist ein Werkzeug, das so leicht zu bedienen ist, dass du eine Rechnung direkt beim Schreiben verbuchst und einen Beleg in dem Moment erfasst, in dem er anfällt.

QR-Rechnungen schreiben & Bankabgleich

Hier liegt für Freelancer der grösste Hebel. Weil dein Geschäft die Rechnung ist, sollte dein Buchhaltungswerkzeug die Rechnung auch stellen können – sauber, schweizerisch und ohne Umweg über ein zweites Programm.

Rechnung mit Swiss-QR direkt aus Kontli

In Kontli schreibst du deine Honorar-Rechnung mit dem Swiss-QR-Zahlteil, den deine Kunden aus dem E-Banking kennen: QR-Code scannen, Betrag und Referenz sind hinterlegt, zahlen. Das macht es für deinen Kunden bequem und für dich nachvollziehbar. Die Rechnung ist gleichzeitig deine Buchung – die offene Forderung steht als Debitor in den Büchern, bis sie bezahlt wird.

Bankabgleich markiert „bezahlt"

Kommt das Geld aufs Konto, lädst du den Bankauszug hoch, und Kontli schlägt dir vor, welche Zahlung zu welcher offenen Rechnung gehört. Ein Klick, und die Rechnung ist als bezahlt verbucht. Genau das spart dir am Jahresende das mühsame Rekonstruieren: Du musst nicht raten, ob die CHF 2'400 vom 14. März zur Rechnung an Kunde X gehörten – die Zuordnung ist längst gemacht. Und wenn jemand zu spät zahlt, kannst du aus Kontli direkt eine Zahlungserinnerung oder Mahnung erzeugen.

Wenige Belege, Homeoffice & Privatanteile

Deine Ausgabenseite ist überschaubar. Trotzdem willst du jeden Aufwand erfassen, denn jeder gebuchte Beleg senkt am Schluss deinen steuerbaren Gewinn. Das geht in Kontli schnell: Beleg fotografieren, die KI liest Betrag, Datum und Händler aus und schlägt das Konto vor, du bestätigst. Bei wenigen Belegen pro Monat ist das in Minuten erledigt.

Arbeitszimmer, Telefon, Internet, Auto

Ein Thema, das fast jeden Freelancer betrifft: Du nutzt Dinge privat und geschäftlich. Üblich ist, dass nur der geschäftliche Anteil als Aufwand zählt – etwa ein Anteil der Wohnungs- oder Arbeitszimmerkosten, ein Teil der Telefon- und Internetrechnung oder die geschäftlichen Fahrten mit dem privaten Auto. In Kontli erfasst du solche Anteile als ganz normale Buchung. Aber hier ist Vorsicht angebracht: Wie hoch der anrechenbare Anteil sein darf, hängt von deiner konkreten Situation und der Praxis deines Kantons ab. Leg die Höhe nicht nach Bauchgefühl fest, sondern besprich sie einmal mit deinem Treuhänder – dann buchst du sie das ganze Jahr konsequent.

Unter der MwSt-Grenze & Auslandskunden

Die gute Nachricht für viele Freelancer: Du musst dich um die Mehrwertsteuer wahrscheinlich gar nicht kümmern. MwSt-pflichtig wirst du in der Schweiz erst ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000. Viele Berater, Coaches und kleinere Selbständige bleiben darunter – dann buchst du einfach ohne MwSt, und der einfache Modus reicht dir völlig: Du erfasst nur Einnahmen und Ausgaben wie in einem Haushaltsbuch, während im Hintergrund eine saubere doppelte Buchführung mitläuft.

Überschreitest du die Grenze, ist für reine Dienstleister meist der Saldosteuersatz die einfachste Methode: Du multiplizierst deinen Bruttoumsatz mit dem Satz, den dir die ESTV zuteilt, und rechnest halbjährlich ab – ohne bei jedem Software-Abo die Vorsteuer auszurechnen. Kontli macht das automatisch. Wie das genau funktioniert, liest du in Saldosteuersatz einfach erklärt.

Kunden im Ausland

Für IT-Freelancer, Berater und Kreative mit internationalen Kunden ist ein Punkt besonders wertvoll: Dienstleistungen an Geschäftskunden im Ausland sind nach dem Empfängerortprinzip in der Regel nicht der Schweizer Mehrwertsteuer unterstellt – die Leistung gilt als dort erbracht, wo der Kunde sitzt. Das kann bedeuten, dass solche Honorare in der Schweiz ohne MwSt fakturiert werden. Aber: Es gibt Ausnahmen, Sonderfälle und Meldepflichten, und die Regeln sind im Detail heikel. In Kontli stellst du die Rechnung und verbuchst die Einnahme sauber – ob und wie MwSt für deine konkrete Konstellation anfällt, klärst du vorher mit der ESTV oder deinem Treuhänder. Verlass dich nicht allein auf diese kurze Faustregel.

Einzelunternehmen, AHV & Treuhänder

Wer sich selbständig macht, meldet meist ein Einzelunternehmen an und wird von der Ausgleichskasse als selbständigerwerbend anerkannt. Dafür – und für deine AHV-Beiträge als Selbständige:r – braucht die Ausgleichskasse Zahlen zu deinem Geschäftsergebnis. Genau diese Zahlen liefert dir Kontli laufend, statt dass du sie am Jahresende mühsam zusammensuchst. Den genauen Anmeldeweg und die Beitragshöhe regelst du mit der Ausgleichskasse und deinem Treuhänder; Kontli ist die saubere Datengrundlage dahinter.

Was dein Treuhänder bekommt

Viele Freelancer führen die laufende Buchhaltung selbst und geben einmal im Jahr alles dem Treuhänder für Abschluss und Steuererklärung. Damit das reibungslos klappt, liefert Kontli:

• Eine echte doppelte Buchführung mit Schweizer Kontenrahmen KMU – auch wenn du im einfachen Modus arbeitest.
• Erfolgsrechnung und Bilanz auf Knopfdruck, sauber aus deinen laufend erfassten Buchungen.
• Export als CSV und PDF, damit dein Treuhänder direkt weiterarbeiten kann – und du jederzeit aus Kontli herauskommst, kein Lock-in.

Übrigens: Hast du neben deinem Hauptjob noch einen Nebenerwerb oder zwei selbständige Standbeine, verwaltest du mehrere Firmen unter einem Login. Einen Überblick über alle Funktionen findest du auf der Startseite. Wie Kontli im Vergleich zu den grossen Schweizer Programmen dasteht, zeigt der Artikel bexio-Alternative. Und wenn dein Geschäft handwerklicher ist, lohnt sich ein Blick auf die Seite Buchhaltung für Kleinbetriebe.

Häufige Fragen

Brauche ich als Freelancer eine doppelte Buchführung?

Als Einzelunternehmen mit weniger als CHF 500'000 Jahresumsatz reicht in der Schweiz die vereinfachte Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage – eine volle doppelte Buchführung ist dann nicht Pflicht. Clever ist sauberes Doppeltbuchen trotzdem, weil dein Treuhänder damit direkt arbeiten kann. Kontli löst das: Du erfasst im einfachen Modus nur Einnahmen und Ausgaben, im Hintergrund läuft eine echte doppelte Buchführung mit Schweizer Kontenrahmen mit.

Muss ich als Freelancer Mehrwertsteuer abrechnen?

Erst ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000 wirst du mehrwertsteuerpflichtig. Viele Berater und Coaches bleiben darunter und buchen ohne MwSt – dann reicht der einfache Modus. Überschreitest du die Grenze, ist für reine Dienstleister oft der Saldosteuersatz am einfachsten: Bruttoumsatz mal dem von der ESTV zugeteilten Satz, halbjährlich. Kontli rechnet das automatisch. Den genauen Satz und die Anmeldung klärst du mit der ESTV oder deinem Treuhänder.

Wie verbuche ich Honorare von Kunden im Ausland?

Dienstleistungen an Geschäftskunden im Ausland sind nach dem Empfängerortprinzip in der Regel nicht der Schweizer Mehrwertsteuer unterstellt – die Leistung gilt als dort erbracht, wo der Kunde sitzt. Das ist für IT-Freelancer, Berater und Kreative mit Auslandskunden wichtig, hat aber Ausnahmen und Sonderfälle. In Kontli stellst du die Rechnung und verbuchst die Einnahme; ob und wie MwSt anfällt, klärst du für deine konkrete Konstellation mit der ESTV oder deinem Treuhänder, bevor du dich darauf verlässt.

Was bekommt mein Treuhänder von Kontli für die Steuererklärung?

Kontli liefert eine echte doppelte Buchführung mit Schweizer Kontenrahmen KMU, daraus Erfolgsrechnung und Bilanz auf Knopfdruck sowie einen Export als CSV und PDF. Damit erstellt dein Treuhänder Abschluss und Steuererklärung, und auch die Ausgleichskasse erhält die Zahlen für die AHV-Beiträge als Selbständige:r. Weil du jederzeit exportieren kannst, bist du nicht eingesperrt. Die Verantwortung für den Abschluss bleibt bei dir und deinem Treuhänder.

Alle Angaben Stand Juni 2026 nach bestem Wissen und ohne Gewähr; dies ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Regeln und Schwellenwerte (z. B. zur Mehrwertsteuer, zu Privatanteilen oder zu Auslandsleistungen) sowie Tarife der genannten Anbieter können sich ändern und hängen von deiner konkreten Situation ab – im Zweifel mit der ESTV oder deinem Treuhänder klären. bexio ist eine Marke der bexio AG; es besteht keine Verbindung oder Partnerschaft zwischen bexio und Kontli.