Kassenbuch führen in der Schweiz: Pflicht, Vorlage, Tagesabschluss

Ein Kassenbuch führen heisst: Jede Bareinnahme und jede Barausgabe kommt am selben Tag mit Datum, Beleg und neuem Bestand auf eine Liste, und am Abend wird gezählt. Wer in der Schweiz regelmässig Bargeld annimmt, braucht das, auch als kleine Einzelfirma. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) nennt Restaurants, Take-aways, Coiffeursalons und Kioske ausdrücklich. Hier steht, was hineingehört und wie der Tagesabschluss geht. Die Vorlage zum Ausdrucken liegt gleich darunter.

Ein Kassenbuch sagt dir jeden Abend, wie viel Bargeld in der Kasse sein muss

Ein Kassenbuch ist die fortlaufende Liste aller Bargeldbewegungen eines Betriebs, mit Datum, Beleg, Betrag und dem Bestand nach jeder Zeile. Am Ende des Tages zeigt die letzte Zeile, wie viel Bargeld in der Kasse liegen muss. Gezählt wird dann gegen diese Zahl.

19 Uhr in einem kleinen Laden: Die Tür ist zu, der Kassenzettel liegt auf der Theke, in der Schublade liegen Noten, Münzen und eine Quittung von der Drogerie. Das Kassenbuch ist das Blatt, auf dem diese drei Dinge zusammenkommen.

Wer regelmässig Bargeld annimmt, braucht ein Kassenbuch

Auch die kleinste Einzelfirma muss in der Schweiz Buch führen. Liegt der Umsatz unter 500'000 Franken, reicht es, «über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage» Buch zu führen (Art. 957 Abs. 2 OR). Das ist die einfache Buchhaltung, die viele als Milchbüechli kennen.

Konkreter wird die ESTV in ihrer Anleitung zur Buchführung für die MWST. Die Einnahmen- und Ausgabenrechnung wird pro Geldkonto geführt, also mit einem Kassen-, Post- oder Bankbuch. Und weiter: «Die Führung eines Kassabuchs als Bestandteil der Einnahmen- und Ausgabenrechnung ist auch für Kleinunternehmen mit regen [sic] Barverkehr (z. B. für Betriebe im Gastgewerbe, Take-away-Betriebe, Marktfahrer, Direktvermarkter, Coiffeursalon, Kiosk, Dorfladen und dgl.) unabdingbar» (ESTV, MWST-Info 16, Ziff. 1.6.3).

Wer gar kein Bargeld annimmt und nichts aus einer Kasse bezahlt, hat nichts einzutragen. Dann übernimmt der Bankauszug diese Rolle. Ob das auf deinen Betrieb zutrifft, klärst du mit deinem Treuhänder oder bei der ESTV.

Diese sieben Spalten gehören in jedes Kassenbuch

Die ESTV verlangt, dass jede Bewegung «chronologisch fortlaufend» und «zeitnah» aufgezeichnet wird, mit Zeitpunkt, mit Namen von Leistungserbringer und Empfänger und bei Ausgaben immer mit dem Zahlungsgrund (MWST-Info 16, Ziff. 1.6.3). Daraus ergeben sich diese Spalten:

• Nr. fortlaufend, ohne Lücke.
• Datum des Vorgangs, nicht des Eintrags.
• Beleg-Nr. der Quittung, des Kassenzettels oder des Eigenbelegs.
• Text: wer, wofür. «Drogerie Müller, Shampoo» statt «Einkauf».
• Einnahme CHF und Ausgabe CHF in getrennten Spalten.
• Bestand CHF nach jeder Zeile.

So sieht ein Montag in einem kleinen Coiffeursalon aus:

Am Abend müssen also CHF 299.70 in der Kasse liegen. Die TWINT- und Kartenzahlungen desselben Tages stehen nicht in dieser Liste, weil sie nie Bargeld waren.

Kassenbuch führen in sechs Schritten

1. Bestand übernehmen. Die erste Zeile des Tages ist der gezählte Bestand vom Vorabend.
2. Jede Barausgabe sofort eintragen. Quittung nummerieren und ablegen. Gibt es keine Quittung, schreibst du einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift.
3. Geld zwischen Kasse und Bank festhalten. Wechselgeld von der Bank ist eine Einnahme, die Einzahlung auf die Bank eine Ausgabe.
4. Privates eintragen. Nimmst du Geld für dich aus der Kasse oder legst eigenes hinein, bekommt das eine eigene Zeile.
5. Tagestotal nachtragen. Hast du eine Registrierkasse, trägst du die Bareinnahmen laut Z-Bon als eine Zeile ein. Ohne Kasse bekommt jeder Barverkauf eine eigene Zeile.
6. Zählen und vergleichen. Der gezählte Betrag muss dem Bestand der letzten Zeile entsprechen.

Fertig ist der Tag erst mit Schritt 6. Wer ihn auslässt, merkt eine Differenz erst Wochen später und weiss nicht mehr, woher sie kommt.

Zum Tagesabschluss gehören der Kassenzettel und der Kassensturz

Der Tagesabschluss der Kasse besteht aus zwei Teilen. Zuerst der Umsatz: Die Registrierkasse oder das Kassensystem druckt am Abend eine Zusammenfassung, oft Z-Bon genannt. Für das Restaurant schreibt die ESTV vor, dass es «das Total der Einnahmen gemäss der Rekapitulation der Registrierkasse täglich im Kassabuch nachzutragen» hat (MWST-Info 16, Ziff. 1.6.3). Der Kassenstreifen selbst ist ein Beleg und wird aufbewahrt (Ziff. 1.3).

Dann der Kassensturz: Bargeld zählen, Noten und Münzen getrennt, und mit dem Bestand laut Kassenbuch vergleichen. Die ESTV verlangt, das Kassenbuch «durch Kassastürze regelmässig zu kontrollieren». Wie oft, legt sie nicht fest. Wer täglich Bargeld annimmt, zählt am besten täglich, dann gehört jede Differenz zu einem bestimmten Tag.

Ein Tipp: Zähl, bevor du auf den Bestand laut Kassenbuch schaust. Wer weiss, dass 299.70 herauskommen sollen, zählt unbewusst auf diese Zahl hin und übersieht eine Note. Arbeitet jemand anderes an der Kasse, zählt diese Person am besten, ohne den Bestand laut Kassenbuch zu kennen.

Papier, Excel oder digital: Excel ist die heikelste der drei Formen

Das Gesetz lässt die Form offen. Bücher dürfen «schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise» geführt werden (Art. 957a Abs. 5 OR). Für jede Form gilt aber dieselbe Regel: Die Geschäftsbücher müssen so geführt werden, «dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt» (Art. 3 der Geschäftsbücherverordnung, GeBüV). Die ESTV verlangt für das Kassenbuch ausdrücklich Aufzeichnungen «auf nicht veränderbare Art» (MWST-Info 16, Ziff. 1.6.3).

Excel ist nicht verboten. Eine normale Tabelle zeigt aber nicht an, dass am 3. November aus 485.00 nachträglich 435.00 wurde. Wer keine Software will, fährt deshalb mit der Vorlage zum Ausdrucken und einem Kugelschreiber besser als mit einer Tabelle. Ob dein Kassenbuch so reicht, klärst du mit deinem Treuhänder oder der ESTV.

Fünf Fehler, die beim Kassensturz Ärger machen

• Nachtragen am Monatsende. Die ESTV verlangt «zeitnah», für Restaurants «täglich». Wer einen Monat aus dem Gedächtnis nachträgt, findet Fehler kaum noch.
• Negativer Bestand. In einer Kasse kann nicht weniger als null Franken liegen. Steht im Kassenbuch ein Minus, fehlt eine Einnahme oder eine Ausgabe ist doppelt.
• Überschreiben statt korrigieren. Ein Fehler wird durchgestrichen oder mit einer neuen Zeile berichtigt, nie unlesbar gemacht.
• Privatbezüge vergessen. Die Zwanzigernote fürs Mittagessen ist eine Zeile, sonst stimmt der Kassensturz nie.
• Karte und TWINT im Kassenbuch. Sie gehören zum Tagesumsatz, aber nicht zum Bargeld. Mitgezählt erzeugen sie eine Differenz, die es nicht gibt.

In Kontli entsteht das Kassenbuch aus dem Tagesabschluss

Kontli ist eine Buchhaltung für Kleinbetriebe, die man ohne Buchhaltungswissen bedient. Das Kassenbuch ist darin eine Ansicht der Kasse und füllt sich aus dem, was du am Abend erfasst:

• Tagesabschluss in einer Maske. Datum, Barumsatz, Karten- und TWINT-Umsatz eintragen. Bargeld landet in der Kasse, Karte und TWINT werden getrennt geführt. Entweder wird der ganze Tag gebucht oder nichts, ein halber Tag kann nicht entstehen.
• Kassendatei statt Abtippen. Den CSV-Export des Kassensystems oder den SumUp-Verkaufsbericht lädst du hoch. Kontli bucht pro Tag, Zahlart und Warengruppe eine Summe und überspringt Tage, die schon drin sind.
• Kasse zählen mit Stückelung. Noten von 1'000 bis 10 Franken, Münzen von 5 Franken bis 5 Rappen. Kontli stellt das Gezählte dem Bestand laut Kassenbuch gegenüber und bucht eine Differenz auf Wunsch gleich mit, als fehlendes Geld (Manko) oder als zu viel Geld in der Kasse. Das Zählprotokoll bleibt gespeichert und lässt sich drucken.
• Blind zählen. Wer in Kontli nur die Rolle «Kasse» hat, sieht den Bestand laut Kassenbuch erst nach dem Zählen.
• Jede Änderung bleibt sichtbar. Wird eine Buchung geändert oder gelöscht, hält Kontli den Stand vorher und nachher fest, mit Person und Zeitpunkt.
• TWINT und SumUp als Ganzes. Die Abrechnung des Anbieters wird mit allen Einzelzahlungen eingelesen, Einnahme, Gebühr und Auszahlung getrennt.

Alles davon steckt im Tarif Kontli, CHF 19 im Monat im Jahresabo oder CHF 24.90 monatlich, 30 Tage gratis. Wie das in einzelnen Branchen aussieht, steht bei Buchhaltung für die Gastronomie, für Coiffeure und für die Massagepraxis. Alle Funktionen im Überblick findest du unter Tarife und Funktionen.

Aufbewahren: zehn Jahre

Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind während zehn Jahren aufzubewahren, die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Dazu gehören die Quittungen, die Eigenbelege, die Kassenstreifen und die Zählprotokolle.

Häufige Fragen

Ist ein Kassenbuch in der Schweiz Pflicht?

Wer regelmässig Bargeld annimmt, braucht ein Kassenbuch. Auch kleine Einzelfirmen unter 500'000 Franken Umsatz müssen über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch führen (Art. 957 Abs. 2 OR). Die ESTV nennt das Kassenbuch für Betriebe mit regem Barverkehr ausdrücklich unabdingbar, etwa im Gastgewerbe, im Take-away, im Coiffeursalon und am Kiosk (MWST-Info 16, Ziff. 1.6.3).

Wie lange muss ich das Kassenbuch aufbewahren?

Zehn Jahre. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind während zehn Jahren aufzubewahren, die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Bei einem Geschäftsjahr von Januar bis Dezember bewahrst du ein Kassenbuch von 2026 also bis Ende 2036 auf, zusammen mit den Quittungen, Kassenstreifen und Zählprotokollen. Papier oder elektronisch ist beides erlaubt, solange es lesbar bleibt (Art. 958f Abs. 3 OR).

Darf ich das Kassenbuch in Excel führen?

Ein ausdrückliches Excel-Verbot gibt es nicht. Die Geschäftsbücher müssen aber so geführt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Art. 3 GeBüV). Eine normale Excel-Datei zeigt nicht an, welche Zelle wann überschrieben wurde. Sicherer sind ein Kassenbuch auf Papier mit Kugelschreiber oder eine Software, die jede Änderung protokolliert. Ob dein Kassenbuch so reicht, klärst du mit deinem Treuhänder oder der ESTV.

Was ist ein Kassensturz?

Beim Kassensturz zählst du das Bargeld in der Kasse und vergleichst es mit dem Bestand, der laut Kassenbuch drin sein muss. Stimmt beides, ist der Tag erledigt. Gibt es eine Differenz, trägst du sie als eigene Zeile ein, statt den Bestand zu korrigieren. Die ESTV verlangt, dass das Kassenbuch durch Kassenstürze regelmässig kontrolliert wird (MWST-Info 16, Ziff. 1.6.3).

Gehören TWINT und Kartenzahlungen ins Kassenbuch?

Nein. Ins Kassenbuch gehört nur, was als Bargeld in die Kasse kommt oder sie verlässt. TWINT- und Kartenzahlungen landen beim Zahlungsanbieter und später auf dem Bankkonto. Du hältst sie beim Tagesabschluss getrennt fest, damit der Tagesumsatz vollständig ist, aber sie verändern den Bargeldbestand nicht. Wer sie mitzählt, findet beim Kassensturz eine Differenz, die es gar nicht gibt.

Was mache ich bei einer Kassendifferenz?

Zuerst noch einmal zählen und prüfen, ob eine Bewegung ohne Eintrag fehlt, etwa ein Einkauf aus der Kasse oder Wechselgeld von der Bank. Bleibt eine Differenz, trägst du sie als eigene Zeile mit Datum und Vermerk «Kassendifferenz» ein. Das gilt für fehlendes Geld (Manko) genauso wie für zu viel Geld in der Kasse. Den alten Eintrag überschreibst du nicht.

Noch nicht so weit? Rechne zuerst aus, wie viel Zeit deine Buchhaltung heute frisst.

Angaben Stand 29. Oktober 2026 nach bestem Wissen und ohne Gewähr; keine Steuer- oder Rechtsberatung. Quellen, abgerufen am 29. Oktober 2026: Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 957, 957a und 958f, Stand 1. Oktober 2026, fedlex.admin.ch; Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431), Art. 3, fedlex.admin.ch; ESTV, MWST-Info 16 «Buchführung und Rechnungsstellung», Ziff. 1.3 und 1.6.3, publiziert am 5. Januar 2024, gate.estv.admin.ch. Regeln können sich ändern und hängen vom Einzelfall ab, im Zweifel mit der ESTV oder deinem Treuhänder klären.