Buchhaltung für Fotografen: vom Auftrag zur bezahlten Rechnung

Eine Buchhaltung für Fotografen sieht anders aus als die eines Coiffeursalons. Es gibt wenige, dafür grössere Zahlungen, und jede gehört zu einem Auftrag: eine Hochzeit, ein Porträt-Shooting, Produktbilder für eine Firma. Dazu kommen Ausgaben, die teuer sind und selten: eine neue Kamera, ein Objektiv, ein Blitz.

Liegen bleiben eher die Rechnungen, die du nach einem langen Shooting-Wochenende noch schreiben solltest, und die Frage, ob der Kunde von letztem Monat schon bezahlt hat.

Was in die Buchhaltung gehört

Die Liste ist kurz, aber jeder Punkt hat seine Eigenheit:

• Einnahmen aus Aufträgen. Meist per Rechnung und Überweisung. Verlangst du eine Anzahlung, ist auch sie eine Einnahme, sobald das Geld da ist.
• Bildrechte für Firmen. Kauft eine Firma das Recht, deine Bilder zu nutzen, steht das als eigene Position auf der Rechnung. Beschreibe dort, wofür und wie lange die Bilder genutzt werden dürfen.
• Bargeld und TWINT bei Events. Verkaufst du Abzüge vor Ort, gehört auch das erfasst. Für Bargeld gibt es den Ratgeber Kassenbuch führen.
• Ausrüstung. Kamera, Objektive, Licht, Speicherkarten, Reparaturen.
• Software und Abos. Bildbearbeitung, Cloud-Speicher, Website, Galerie für Kunden.
• Reisen zu Aufträgen. Fahrten, Parkgebühren, Übernachtungen bei Hochzeiten weiter weg.
• Studio und Weiterbildung. Miete, wenn du ein Studio hast, dazu Kurse und Workshops.

Was das Gesetz verlangt

Als Einzelunternehmen mit weniger als CHF 500'000 Umsatz im Jahr musst du über die Einnahmen, die Ausgaben und die Vermögenslage Buch führen (Art. 957 Abs. 2 OR). Die Regeln einer ordentlichen Buchführung gelten dabei sinngemäss. Die volle Rechnungslegung nach Art. 957 Abs. 1 OR gilt für Einzelunternehmen erst ab CHF 500'000 Umsatz.

Geschäftsbücher und Belege bewahrst du zehn Jahre auf, gerechnet ab Ende des Geschäftsjahres. Das darf auch elektronisch sein, solange die Belege jederzeit wieder lesbar sind (Art. 958f OR). Ein abfotografierter Beleg, sauber abgelegt, erfüllt diesen Zweck besser als ein Schuhkarton.

Offerte und Rechnung als Fotograf

Vor dem Shooting steht oft eine Offerte: was du machst, wie viele Bilder, welche Nutzung, zu welchem Preis. Nach dem Auftrag wird daraus die Rechnung. Darauf gehören deine Adresse, die Adresse des Kunden, das Datum, die Leistung und der Betrag, dazu ein Zahlteil mit QR-Code, damit der Kunde mit seiner Banking-App bezahlen kann.

Bist du nicht im MWST-Register eingetragen, darf auf der Rechnung keine MWST stehen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Bist du eingetragen, gilt für Fotografie in der Regel der Normalsatz von 8,1 Prozent (Art. 25 Abs. 1 MWSTG).

Heikel wird es beim Nachfassen: Wer hat bezahlt, wer nicht, wem schickst du eine freundliche Erinnerung? Bei wenigen grossen Zahlungen tut jede offene Rechnung weh.

Kamera, Objektive und Software

Ausrüstung ist der grösste Ausgabenposten, und sie ist teuer. Wichtig ist zuerst, dass der Beleg da ist: Ohne Beleg lässt sich die Ausgabe später schwer nachweisen.

Ob eine Kamera auf einmal oder über mehrere Jahre verteilt in deine Rechnung eingeht, ist eine Frage für den Jahresabschluss. Die legst du mit deinem Treuhänder fest. Für die laufende Buchhaltung reicht es, den Beleg sofort zu erfassen und abzulegen. Dasselbe gilt für Geräte, die du auch privat nutzt: Den Anteil klärst du beim Abschluss.

MWST und Kunden im Ausland

Viele selbständige Fotografinnen und Fotografen bleiben unter der Grenze: Von der Steuerpflicht befreit ist, wer im Jahr weniger als CHF 100'000 Umsatz erzielt (Art. 10 Abs. 2 MWSTG). Liegst du darunter, schreibst du Rechnungen ohne MWST.

Wirst du steuerpflichtig, ist der Saldosteuersatz für einen kleinen Betrieb oft die einfachste Methode. Wie er funktioniert: Saldosteuersatz einfach erklärt. Den Satz für deine Branche teilt dir die ESTV zu.

Fotografierst du für Kunden im Ausland, gelten eigene Regeln. Die wichtigsten stehen auf der Seite Buchhaltung für Freelancer.

Wie Kontli das erledigt

Kontli ist für kleine Betriebe gebaut, die ihre Buchhaltung selbst machen und dafür kein Fachwissen haben wollen. Für Fotografen zählen vier Funktionen.

Offerte schreiben, daraus die Rechnung machen

Du schreibst die Offerte mit Positionen und Preis, mit eigenem Logo und Briefkopf. Sagt der Kunde zu, wird daraus die Rechnung mit QR-Zahlteil. Für Kunden im Ausland stellst du Offerte und Rechnung auf Englisch um.

Sehen, wer noch nicht bezahlt hat

Die Übersicht der offenen Posten zeigt pro Kunde, was offen ist und seit wann. Geht das Geld ein, ordnet Kontli es über die QR-Referenz der richtigen Rechnung zu. Bleibt eine Zahlung aus, schickst du eine Zahlungserinnerung, danach eine Mahnung, jeweils mit vorformuliertem Text.

Beleg fotografieren, Kontli liest ihn aus

Du kaufst ein Objektiv oder zahlst das Abo für die Bildbearbeitung: Beleg abfotografieren. Kontli liest Betrag, Datum und Lieferant aus und schlägt die Kategorie vor. Im Tarif Kontli sind 50 ausgelesene Belege pro Monat inklusive.

Kontoauszug einlesen und abgleichen

Du lädst den Kontoauszug hoch, und Kontli vergleicht ihn mit dem, was schon erfasst ist. Du siehst, was stimmt und was noch fehlt.

Was dein Treuhänder bekommt

Viele führen die laufende Buchhaltung selbst und geben einmal im Jahr alles dem Treuhänder für Abschluss und Steuererklärung. Gerade bei teurer Ausrüstung lohnt sich das. Für die Übergabe liefert Kontli:

• Eine echte doppelte Buchführung mit dem Schweizer Kontenplan für KMU, keine blosse Liste.
• Einnahmen und Ausgaben und die Übersicht über Vermögen und Schulden, laufend aktuell.
• Export als CSV und PDF, damit dein Treuhänder direkt weiterarbeiten kann. Und du kommst jederzeit mit deinen Daten wieder heraus.

Die Verantwortung für den Abschluss bleibt bei dir und deinem Treuhänder. Du übergibst aber eine ordentliche Buchhaltung statt eines Ordners voller Quittungen.

Häufige Fragen

Welche Buchhaltung eignet sich für Fotografen?

Eine, die Offerte und Rechnung mit QR-Zahlteil schreibt, zeigt, wer noch nicht bezahlt hat, und Belege per Foto ausliest. Im Hintergrund braucht es eine echte doppelte Buchführung für Steuererklärung und Treuhänder. Kontli ist für kleine Betriebe gebaut, ab CHF 19 im Monat im Jahresabo.

Muss ich als Fotograf eine Buchhaltung führen?

Ja. Ein Einzelunternehmen mit weniger als CHF 500'000 Umsatz muss über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage Buch führen (Art. 957 Abs. 2 OR). Bücher und Belege bewahrst du zehn Jahre auf, auf Papier oder elektronisch (Art. 958f OR).

Darf ich als Fotografin MWST auf die Rechnung schreiben?

Nur wenn du im MWST-Register eingetragen bist. Wer nicht eingetragen ist, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Steuerpflichtig wirst du, wenn dein Umsatz im Jahr CHF 100'000 erreicht (Art. 10 Abs. 2 MWSTG). Ob das auf dich zutrifft, klärst du mit deinem Treuhänder oder bei der ESTV.

Wie verbuche ich eine teure Kamera?

Die Kamera ist eine Ausgabe für dein Geschäft, und der Beleg gehört in die Buchhaltung. Ob sie auf einmal oder über mehrere Jahre verteilt in die Rechnung eingeht, legst du mit deinem Treuhänder fest. In Kontli fotografierst du den Beleg und legst ihn ab, damit er beim Abschluss da ist.

Kontli für andere Branchen

Noch nicht so weit? Rechne zuerst aus, wie viel Zeit deine Buchhaltung heute braucht.

Angaben Stand 5. November 2026 nach bestem Wissen und ohne Gewähr; keine Steuer- oder Rechtsberatung. Gesetzesstellen abgerufen auf fedlex.admin.ch am 5. November 2026: Obligationenrecht (OR, SR 220) Art. 957 und 958f; Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG, SR 641.20) Art. 10, 25 und 27. Regeln können sich ändern und hängen vom Einzelfall ab, im Zweifel mit der ESTV oder deinem Treuhänder klären.